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Strato startet Service für rechtssichere Mail-Archivierung

Mit einem neuen Service erleichtert Strato die rechtssichere Archivierung von E-Mails. Sie werden automatisch DSGVO- und GoBD-konform gesichert.

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Strato startet Service für rechtssichere Mail-Archivierung

Unternehmen müssen ihre elektronische Post aufbewahren, denn zahlreiche Dokumente sind archivierungspflichtig. Der Hosting-Anbieter Strato will seinen Kunden die rechtssichere Archivierung von E-Mails nun etwas erleichtern: Ein neuer Service verspricht eine Speicherung, die mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und mit den GoBD des Bundesfinanzministeriums konform ist. Mit der "Strato Mail-Archivierung" können Unternehmen ihre geschäftliche Korrespondenz "manipulationssicher" und automatisiert abspeichern lassen – der Nutzer muss sich um nichts weiter kümmern. Nach eigenen Angaben ist Strato der erste deutsche Webhoster, der einen solchen Dienst anbietet.

Die rechtssichere Mail-Archivierung kostet 2,50 Euro im Monat, enthalten sind 5 GByte Speicher. Jedes weitere GByte kostet zusätzliche 50 Cent im Monat. Die Abrechnung erfolgt 12 Monate im Voraus. Voraussetzung für die Nutzung der Archivierung ist ein Hosting- oder Mail-Paket bei Strato. Buchbar ist der Zusatzservice im Strato-Kundenbereich. Gesichert werden ein- und ausgehende Mails samt Datei-Anhängen auf Servern in Deutschland. Diese seien TÜV-zertifiziert, schreibt Strato in seiner Produktbeschreibung.

Nur berechtigte Nutzer dürfen die archivierten Daten einsehen. Über eine Benutzerverwaltung lassen sich unterschiedliche Rollen mit verschiedenen Rechten vergeben: Ein Admin darf alles, ein "Auditor" darf nur lesen, aber nichts verändern. Für jedes Mail-Konto lässt sich die Aufbewahrungsfrist individuell einstellen. Standardmäßig speichert das System die E-Mails für 11 Jahre. Eine Suchfunktion hilft beim Aufstöbern alter Korrespondenzen.

Der Dienst protokolliert alle Zugriffe und vorgenommenen Änderungen. "Damit bleibt der Originalzustand auch Jahre später nachvollziehbar", erklärt Strato. Versehentlich gelöschte Mails lassen sich über die Mail-Archivierung wiederherstellen – praktisch auch bei einem größeren Datenverlust. Über Blacklists kann der Nutzer die Archivierung bestimmter E-Mails ausschließen, etwa die eines Betriebsrates. Verteiler und auch individuelle Absender lassen sich ausschließen. Weitere Details zu dem neuen Service hat Strato in einer FAQ zusammengetragen. (dbe)