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Urlaubsvertretung in der digitalen (Arbeits-)Welt: "Wer ständig erreichbar ist, lebt gefährlich"

Die schönste Zeit des Jahres plant man am besten so, als ob es kein Handy gibt.

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Mit dem Handy am Strand

Die Urlaubszeit ist in vollem Schwang, nun gehen mit Baden-Württemberg und Bayern auch die letzten Bundesländer in die Sommerferien. Für viele Arbeitnehmer stellt sich jedes Jahr die Frage, wie man eine Urlaubsvertretung am besten organisiert – und ob das in Zeiten von Smartphones und Überall-Netz überhaupt notwendig ist. Wir sprachen mit Dr. Tim Hagemann, Professor für Arbeits-, Organisations- und Gesundheitspsychologie an der Fachhochschule der Diakonie in Bielefeld, was denn auch in der digitalen (Arbeits-)Welt zu beachten ist, wenn man seinen Urlaub antritt.

heise online: Herr Hagemann, Millionen Arbeitnehmer in Deutschland sind oder gehen in Sommerurlaub. Haben sie ihre Urlaubsvertretung gewissenhaft organisiert?

Dr. Tim Hagemann: Früher ja, heute nein, weil die meisten denken: Wenn etwas ist, bin ich ja am Handy erreichbar! Statt ausschalten können sie dann nicht abschalten. Dabei ist die Studienlage eindeutig. Menschen, die weniger Urlaub machen und sich nicht erholen, bei denen ist das Risiko eines Herzinfarkts viel höher als das bei Arbeitnehmern, die regelmäßig und gründlich ausspannen.

Dr. Tim Hagemann: "Ich rate dazu, seine Übergabe so zu organisieren, als wenn man nicht erreichbar wäre."

heise online: Und dabei hilft eine Urlaubsvertretung?

Hagemann: Ja, klar. Die Vertretung entlastet von der Arbeit und macht die Rückkehr einfacher. Und dazwischen kann man sich erholen.

heise online: Müssen Kollegen einander vertreten?

Hagemann: Es gibt Berufe, da sind Vertretungen schon aufgrund der Tätigkeit sicherzustellen. Etwa in der Medizin oder Pflege. In anderen Berufen ist es eine Kulturfrage, ob man sich gegenseitig hilft. Ich rate generell zu gegenseitigen Vertretungsregelungen. Das entlastet die Mitarbeiter, wenn sie im Urlaub sind. Sie können dann ruhigen Gewissens gehen. Auch extern bringt eine eindeutige Organisation Vorteile, denn dann haben Kunden stets kompetente Ansprechpartner. Die Mitarbeiter, die einander vertreten, sollten selbstverständlich ähnliche Aufgaben haben.

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Checkliste Urlaubsvertretung

Eine Checkliste in fünf Schritten hilft, die Abwesenheit vorzubereiten:

  1. Verschaffen Sie sich einen Überblick, was bis zum Urlaub noch erledigt werden muss, was liegen bleiben kann und in welchen Fällen Sie vertreten werden müssen.
  2. Erstellen Sie für Kollegen eine Liste mit Routineaufgaben und Projekten, in denen Sie vertreten werden müssen. Darin sollten alle Informationen stehen, damit ihre Vertretung Sie auch vertreten kann etwa Projektdaten und Ansprechpartner.
  3. Erstellen Sie ein Übergabe-Protokoll und gehen Sie bei der Übergabe Punkt für Punkt mit dem Kollegen durch, so dass keine Fragen offen bleiben.
  4. Besprechen Sie Ihre Mailbox und nutzen Sie die Funktion Ihres E-Mail-Accounts, um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Über beide Kanäle erfahren Kunden und Kollegen, ab wann Sie zurück sind und wer Sie vertritt.
  5. Halten Sie sich den letzten und ersten Arbeitstag von Terminen frei. Und seien Sie tolerant gegenüber Ihrer Vertretung, falls doch etwas schief gegangen ist. Der nächste Urlaub kommt bestimmt.

heise online: Vertretung bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand. Besteht daher ein Anspruch auf Bezahlung der Mehrarbeit?

Hagemann: Üblicherweise nicht. Es ist eine menschliche Form der Gegenseitigkeit, dass man sich unterstützt. Dabei sind formelle Regeln zu beachten. Es ist nicht angemessen, dass jemand seinem Kollegen unbearbeitete Arbeitspakete auf den Tisch knallt und sich dann in Urlaub verabschiedet. Vertretung ist eine Frage der Fairness und bedeutet, Dritten gegenüber auskunftsfähig zu sein. Etwa Kunden über den Stand eines Projektes zu informieren. Meistens funktioniert das, manchmal auch nicht. Ein Schlüsseldienst kann nicht sagen, dass der Ausgeschlossene drei Wochen warten soll.

heise online: Menschen sind unterschiedlich. Der eine ist penibel, der andere chaotisch. Wie können sich so verschiedene Charaktere vertreten?

Hagemann: Das ist überhaupt kein Problem, denn es geht nicht darum, wie einer den anderen vertritt, sondern dass er ihn vertritt. Nicht nur diese beiden Extremtypen, sondern alle Vertretungspaare sollten einander sagen, was sie gegenseitig voneinander erwarten. Am besten man schafft klare Strukturen, besser noch, sie sind Teil der Unternehmenskultur. Die kann beinhalten, dass Kundenanfragen via Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Was die Vertretung dann sagt, ist allein deren Sache, denn vorschreiben funktioniert nicht.

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heise online: Was sollte man wie und wann regeln?

Hagemann: Ich rate dazu, seine Übergabe so zu organisieren, als wenn man nicht erreichbar wäre. Als wenn es weder Handy noch E-Mail gibt. Die Vorbereitungen sollten etwa zwei Wochen vorher beginnen, indem man wichtige Externe über die Abwesenheit informiert. Es sollten Checklisten erstellt werden, denn die helfen, dass man möglichst nichts vergisst und man wird daran erinnert, dies oder jenes termingerecht zu erledigen. Man sollte sich auch im Klaren darüber sein, dass man nicht alles erledigen kann. Aber man weiß, wie weit man gekommen ist. Diesen Status notiert man sich und kann so nach dem Urlaub, ohne groß nachdenken zu müssen, den Faden wieder aufnehmen. Zwei Tage vor dem Urlaubsantritt macht man das Übergabegespräch mit dem Kollegen.

heise online: Zurück zum Handy. Es wird heute als selbstverständlich angesehen, dass man auch im Urlaub erreichbar ist.

Hagemann: Man sollte sich und seine Arbeit nicht so wichtig nehmen, denn jeder ist zu ersetzen. Das zeigt sich immer dann, wenn jemand wegen Krankheit ausfällt. Dann dreht sich auch alles weiter. Ich hoffe, dass wir die Möglichkeiten der neuen Technologien nicht als unabdingbar hinnehmen und bald Regeln finden, mit ihnen vernünftig umzugehen. Denn Erholung ist für Gesundheit und Leistung wichtig. Wer ständig erreichbar ist, lebt gefährlich. (jk)