MS Office: Wie Sie Dokumente gegen unerwünschte Zugriffe schützen

Microsoft Office bietet eine Reihe von Mechanismen, die Texte und Tabellen gegen unbefugtes Lesen und Ändern schützen sollen. Wir stellen alle Schutzarten vor.

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  • Stefan Wischner
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Office-Dokumente lassen sich mit verwirrend vielfältigen Techniken vor neugierigen Augen und unberechtigten Änderungen schützen. Viele davon wiegen den Anwender in falscher Sicherheit. Manche entsprechen eher einem "Betreten verboten"-Schild an einer nicht abgesperrten Tür. Das gilt für Bearbeitungssperren ohne Passwort und versteckte Inhalte – sie schützen mehr vor unbeabsichtigtem als vor unbefugtem Zugriff. Andere kommen einer Tür gleich, die zwar abgeschlossen ist; der Schlüssel liegt aber an einem leicht zugänglichen Ort, den man nur kennen muss.

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Die Schutzmechanismen haben zwar alle ihre Berechtigung – zum Beispiel, um Missgeschicke oder unbeabsichtigte Bearbeitung zu verhindern, einen echten Schutz bieten diese Funktionen jedoch nicht. Wir stellen alle vor und zeigen, welche Sicherheit Sie davon erwarten dürfen – und wie man sie umgeht. Abschließend erfahren Sie, an welcher Schutzart sich auch gewiefte Hacker die Zähne ausbeißen.

Die schwächste Schutzmaßnahme ist gar nicht als solche gedacht, sondern nur eine Kennzeichnung, dass Änderungen nicht gewünscht sind: Ein Word-Dokument, eine Excel-Arbeitsmappe oder eine PowerPoint-Präsentation lassen sich als "Finale Version" kennzeichnen. Das machen Sie, indem Sie im jeweiligen Programm über "Datei/Informationen/Dokument schützen" auf den untersten Menüpunkt "Als final kennzeichnen" klicken. Das aktiviert zwar einen Schreibschutz im Dokument und verhindert damit weitere Änderungen. Beim Öffnen der Datei erscheint im oberen Bereich zudem ein Hinweis, dass es sich um eine finale Version handelt. Jedoch findet sich daneben auch eine Schaltfläche, mit der sich der Schreibschutz einfach wieder aufheben lässt. Immerhin muss man das bewusst tun, wodurch der Schutz vor unbeabsichtigter Änderung etwas besser ausfällt, als zum Beispiel dem Dateinamen einfach ein "_final" anzuhängen.