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Microsoft Office: Automatische Speicher- und Backup-Funktionen im Griff

Microsoft Office bietet Hilfsfunktionen gegen Datenverlust bei PC-Abstürzen oder Stromausfällen. Die automatischen Maßnahmen können aber Nebenwirkungen haben.

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Microsoft Office: Automatische Speicher- und Backup-Funktionen

(Bild: Thorsten Hübner)

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Wer seine Arbeit nicht regelmäßig speichert, riskiert Datenverluste. Dann ist der geniale Einfall verloren oder der gerade mühsam überarbeitete Absatz steht wieder so holperig da wie vor dem Stromausfall. Microsoft Office enthält unterschiedliche Funktionen, die dabei helfen sollen, solche Verluste zu vermeiden. Zwei gibt es schon länger, eine ist recht neu. Die Funktionen verfolgen unterschiedliche Ansätze – und bergen zum Teil ganz eigene Gefahren.

Bei Abstürzen, Stromausfällen oder Rechnerneustarts hilft die Auto-Sicherung. Sie kann zumeist eine wenigstens halbwegs aktuelle Version von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien wiederherstellen. Mit der Auto-Sicherung leicht zu verwechseln ist das Auto-Backup. Es hilft weiter, wenn ein vorhandenes Word-Dokument bei voreiligem manuellem Sichern versehentlich überschrieben wurde. Auto-Backup ist eine Art Mini-Versionsverwaltung – leider mit nur genau einer Vorversion. Die dritte hier beschriebene Sicherungsfunktion ist nur für Office-365-Abonnenten verfügbar: Autosave legt keine Backups an, sondern nimmt dem Nutzer lediglich das regelmäßige manuelle Sichern von Office-Dateien ab, die auf einem Microsoft-Cloudspeicher liegen. Das kann praktisch sein, manchen Workflow aber auch sabotieren.

Seit Office 2007 bietet Microsoft mit Auto-Sichern einen Mechanismus, der von Arbeitsdateien automatisch in regelmäßigen Abständen eine Kopie sichert. Falls durch Systemabsturz oder Windows-Neustart samt unbedachtem Abnicken der Sicherheitsabfrage ein Dokument nicht ordnungsgemäß gesichert wurde, soll sich der aktuelle Bearbeitungsstand damit wiederherstellen lassen.

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