Microsoft Teams: Besprechungen planen mit und ohne Outlook

Aus der Kalenderansicht der Outlook-App heraus lassen sich Teilnehmer zu Teams-Besprechungen einladen. Wenn Sie kein Outlook haben, geht es aber auch anders.

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Von
  • Dr. Hans-Peter Schüler
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Wenn Sie zu einem festen Zeitpunkt eine Audio- oder Videokonferenz mit Microsoft Teams planen, müssen Sie als Erstes einen Kalendereintrag dafür anlegen. Für Nutzer eines Business-Plans von Microsoft 365 geht das am einfachsten über die im Abonnement mitlizenzierte Outlook-App und den ebenfalls inbegriffenen Exchange-Zugriff. Dort öffnen Sie die Kalenderansicht und klicken auf "Neue Teams-Besprechung". Der resultierende Dialog nimmt alle erforderlichen Angaben auf, außer dem Termin auch den Titel der Besprechungen sowie unverzichtbare und optionale Teilnehmer.

Während Sie Ihre Partner in Chats und Anrufen auch per Namen oder Kürzel adressieren können, verwenden Sie für geplante Besprechungen immer deren E-Mail-Adressen. Wenn Sie die Einladung komplettiert haben, schicken Sie sie ab, und jeder Teilnehmer erhält eine Einladungs-Mail mit einem eingebetteten Termineintrag für die Besprechung. Diesem Link kann er mit seinem Teams-Client oder per Webbrowser folgen.

Nimmt der Empfänger die Einladung an, landet der Eintrag in seinem persönlichen Terminkalender. Der poppt dann zur vereinbarten Zeit auf und fragt den Anwender, ob er der Einladung mit seiner Teams-App oder per Webbrowser folgen möchte.