Wie Teamarbeit heute funktioniert

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Immer mehr Studien bestätigen es: Soziale Technologien und Prozesse sind am Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken. Denn trotz des technischen Fortschritts ist der Bedarf an einer engen Zusammenarbeit mit anderen Menschen nach wie vor da. Effizient zu arbeiten bedeutet nicht, auf Teamwork zu verzichten, im Gegenteil. Vielmehr gilt es den kreativen Köpfen die Vernetzung in Echtzeit noch besser zu ermöglichen. Soziale Technologien bieten die Chance, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und zugleich Kosten einzusparen. So sind laut einer Prognose der Unternehmensberater von McKinsey, dass durch entsprechenden Einsatz 20 bis 25 Prozent Produktivitätszuwachs für Wissensarbeiter möglich sind und damit zusätzliche 871 Milliarden US-Dollar an jährlicher globaler Wertschöpfung. Es wird außerdem geschätzt, dass Unternehmen durch die Umstellung der Arbeitsweise auf Social Collaboration jährlich bis zu 900 Milliarden US-Dollar einsparen könnten.

Allerdings wird dieses Potential noch nicht von allen Unternehmen erkannt. So nutzen zwar 72 Prozent der Unternehmen bereits soziale Technologien, jedoch sind nur drei Prozent vollständig vernetzt. Und es herrscht noch immer Unsicherheit darüber, welche Tools eigentlich die richtigen für das eigene Unternehmen sind. Wie die aktuelle Situation beim Einsatz der sozialen Technologien aussieht, hat Mindjet auf Basis verschiedener Forschungsergebnisse in einer Grafik zusammengefasst.

Erste Wahl für die Kommunikation mit Kollegen ist diesen Informationen zufolge nach wie vor die Email. Zugleich zeigen die Umfragen, dass 85 Prozent aller Emails von den Empfängern als unwichtig oder überflüssig eingestuft werden. Zur Steigerung der Produktivität taugen Emails also nicht mehr, eher im Gegenteil. Instant Messaging ist ebenfalls nicht die erste Wahl. Es scheint das perfekte Mittel für die private Kommunikation zu sein, eignet sich aber nicht für berufliche Zwecke. Denn zum einen lenkt es leicht vom Wesentlichen ab, zum anderen werden die Gespräche und Entscheidungen damit nur selten aufgezeichnet. Besser schneiden hier Aufgabenmanagement-Tools ab. Denn sie fördern die soziale Kommunikation und konzentrieren sich zugleich darauf, die Mitarbeiter bei der Umsetzung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Wichtiger denn je ist auf jeden Fall der "globale Zugriff", der vor allem dank Cloud möglich ist. Laut einer GigaOm Pro-Umfrage haben derzeit 38 Prozent der Unternehmen Mobiltelefone/Smartphones im Einsatz, um den mobilen Datenzugriff zu ermöglichen. Im Vorjahr waren es nur 26 Prozent. 43 Prozent der Firmen planen in Zukunft außerdem eine (noch) intensivere Nutzung der Mobiltechnologien. Bis 2015 sollen rund die Hälfte der derzeit noch firmennetzgestützten Geräte durch Mobilgeräte ersetzt worden sein.

Wer von den Möglichkeiten der neuen Technologien profitieren will, sollte laut Mindjet aber nicht nur Smartphones für seine Mitarbeiter kaufen, sondern noch viel mehr tun. Nämlich eine Kultur der Zusammenarbeit entwickeln, mehr vereinfachte und auf Effizienz ausgerichtete Technologien nutzen und neues Personal einstellen. Denn ohne Spezialisten, die Fachwissen mitbringen, beispielsweise Integrationsexperten und Change-Management-Berater, gehe es in Zukunft nicht mehr.

Der Einsatz soll sich lohnen: Bei denen, die Social Collaboration Tools gezielt nutzen und miteinander vernetzen, zeigen sich schnelle Erfolge durch sinkende Kosten bei zugleich steigender Produktivität. Wer beispielsweise auf Videokonferenzen, Cloud-basierten Datenaustausch, Wikis und Diskussionsforen statt auf persönliche Treffen setzt, kann die Reisekosten in seinem Unternehmen um bis zu 40 Prozent senken. Bei knapp drei Viertel der Nutzer erhöht sich dank schnellerem Zugriff auf Wissen und Informationen zudem die Produktivität um bis zu 25 Prozent. (map)