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"Zeitnahe Betriebsprüfung": Praktische Tipps für den Besuch vom Finanzamt

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Mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss jeder Unternehmer rechnen. Kündigt sich entsprechender Besuch an, kann es sich um eine turnusmäßige Überprüfung handeln. Es kann aber auch sein, dass sich das Finanzamt Ihre Unterlagen genauer anschauen will, weil es – aus seiner Sicht – einige Auffälligkeiten in Ihrer Steuererklärung festgestellt hat und diesen nun auf den Grund gehen will.

So wird das Finanzamt grundsätzlich misstrauisch, wenn Ihr angebliches Einkommen eigentlich nicht ausreicht, um Ihren Lebensunterhalt abzudecken – und Sie sich trotzdem einen Porsche Cayenne als Firmenfahrzeug halten. Oder wenn Sie einerseits Vermögenszuwächse haben, die Einnahmen andererseits aber gar nicht gestiegen sind. Wenn Sie nicht gerade reich geheiratet oder im Lotto gewonnen haben, wird das Finanzamt wissen wollen, woher das Geld eigentlich stammt. Auch wer seine steuerlichen Verpflichtungen nicht rechtzeitig bezahlt oder auch nur die Rechtsform seiner Firma ändert, sollte sich auf eine baldige Betriebsprüfung einstellen.

Ist Ihre Buchführung in Ordnung, haben Sie natürlich nichts zu befürchten. Dennoch sollte man, um unnötige Verzögerungen in den Abläufen oder Komplikationen zu vermeiden, auf eine Betriebsprüfung gut vorbereitet sein. Und natürlich auch seine Rechte kennen, falls es doch zu Problemen mit dem Prüfer bzw. seinem Ergebnis kommen sollte. Daher haben wir die wichtigsten Eckpunkte für Sie zusammengefasst.

Das Finanzamt muss die Betriebsprüfung ankündigen

Der Betriebsprüfer wird nicht überraschend vor der Tür stehen, er ist ja nicht die Steuerfahndung. Der Prüfer meldet seinen Besuch an, schließlich sollen Sie Zeit haben, die entsprechenden Unterlagen für ihn vorzubereiten. In der Regel erfährt man ca. 2 Wochen vorher, dass eine Prüfung ansteht. Sie sollten dann umgehend Ihren Steuerberater informieren. Der Termin kann auch verschoben werden, allerdings müssen dafür gut Gründe vorliegen, beispielsweise Umbauarbeiten in der Firma oder der zuständige Mitarbeiter aus der Buchhaltung ist in Urlaub, erkrankt o.ä. Geht es um eine einfache turnusmäßige Überprüfung, wird sich das Finanzamt bei der Bitte um einen neuen Termin sicher kulanter zeigen, als wenn man Verdachtsmomenten nachgehen will.

Geprüft wird vor Ort oder beim Steuerberater

Üblicherweise wird in der Firma selbst geprüft, sie müssen dem Beamten dann einen Schreibtisch bzw. Raum für seine Arbeit zur Verfügung stellen – soweit das in Ihrem Büro möglich ist. Gibt es keine Möglichkeit für ihn, hier ungestört zu arbeiten, kann man auch darum bitten, die Prüfung bei Ihrem Steuerberater durchzuführen, dann müssen allerdings alle Unterlagen vorhanden sein. Sollten Sie die Prüfung in Ihrer Firma durchführen lassen, ist ein eigener Raum für den Betriebsprüfer sicher besser, als der Schreibtisch im Großraumbüro. Schließlich wollen Sie doch nicht, dass er mit den Mitarbeitern plauscht und irgendwelche Internas mitbekommt, oder?

Sie sollten Ihre Mitarbeiter auf die Prüfung vorbereiten und Ihnen mitteilen, dass Sie keine Fragen des Prüfers ohne Rücksprache mit Ihnen beantworten sollen. Der Betriebsprüfer darf sich nicht frei in Ihrem Unternehmen bewegen, aber er darf jeden Mitarbeiter bitten, ihm die noch fehlenden Unterlagen zu bringen. Und da es vielleicht auch besser ist, die Neugier der Mitarbeiter im Zaum zu halten, stellen Sie dem Prüfer am Besten einen konkreten Ansprechpartner zur Verfügung: Ihren Steuerberater oder sich selbst.

Vorbereitung mit dem Steuerberater empfehlenswert

Ihr Steuerberater sollte alle Unterlagen, die der Prüfer braucht, selbst noch einmal überprüfen und Sie auf mögliche Schwachstellen hinweisen, denn auf kritische Fragen sollten Sie eine Antwort haben. Im Idealfall sollte Ihr Steuerberater bei der Prüfung vor Ort sein und Ihnen "das Verhör" durch den Finanzbeamten abnehmen oder zumindest dabei sein, damit Sie vor lauter Nervosität keinen Unsinn reden. Halten Sie eine CD mit den wichtigsten Daten Ihrer Buchhaltung und Kopien der Unterlagen für den Prüfer bereit. Natürlich müssen Sie nicht unbedingt im vorauseilenden Gehorsam Kopien für ihn anfertigen. Aber wenn Sie Pech haben, nimmt der Prüfer dann die Unterlagen, die ihn besonders interessieren, erst mal mit.

Ob der Betriebsprüfer etwas auffälliges gefunden hat, werden Sie von ihm erfahren, sobald er seine Arbeit beendet hat. Er wird Ihnen das Ergebnis seiner Arbeit erläutern und die einzelnen Punkte nochmals mit Ihnen diskutieren, so dass Sie Gelegenheit haben, sich dazu zu äußern. Auch gibt es bei dieser Abschlussbesprechung bereits die Möglichkeit, sich auf einen Kompromiss o.ä. zu einigen – falls das nötig sein sollte. Auf alle Fälle empfiehlt es sich, auch bei dieser Abschlussbesprechung einen Fachmann (Steuerberater) dabei zu haben. (Marzena Sicking) / (map)

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