c't 18/2016
S. 27
News
Unternehmensanwendungen

Aktenablage in der Cloud

CompuKöln offeriert seine Dokumentenmanagement-Software unter dem Namen CompuDMS Cloud auch als Internet-Anwendung. Der Dienst wird in Deutschland gehostet. Im kostenlosen CompuDMS-Client stehen die üblichen DMS-Funktionen bereit: Damit kann man Dokumente einpflegen, verschlagworten, den Dokumentenbestand nach Schlagworten oder Volltext durchsuchen und die Versionierung steuern. Benutzerrechte lassen sich individuell für jeden Ordner festlegen; neue Benutzer kann man per E-Mail einladen.

Mit dem Suchassistenten von CompuDMS Cloud lassen sich auch komplexe Suchanfragen bequem per Mausklick definieren.

Wie das lokal einzusetzende CompuDMS Professional verwaltet die Cloud-Anwendung ihre Daten mit einer internen Datenbank-Engine. Im Clientprogramm kann man gleichzeitig auf im Unternehmen mit CompuDMS Professional gepflegte Repositories und auf die CompuDMS Cloud zugreifen. Inhalte lassen sich per Drag & Drop zwischen Repositories verschieben und außerdem in Container auslagern. Diese kann man sowohl mit dem CompuDMS-Client bearbeiten als auch mit dem Einzelplatz-Programm CompuDMS Free, das ohne Datenbank-Engine auskommt. Dessen Benutzung ist auch für gewerbliche Zwecke kostenlos und bietet sich zum Beispiel an, um Buchprüfern den Offline-Zugriff auf ausgewählte Dokumentenbestände zu ermöglichen. Monatliche Gebühren für CompuDMS Cloud beginnen bei netto 78 Euro für 5 Benutzerkonten mit zusammen 10 GByte Speicherplatz. (hps@ct.de)

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Buchhaltung via Chatbot

Der Chatbot Pegg bereitet umgangssprachliche Eingaben, etwa per Smartphone in den Facebook Messenger, für die komfortable Buchung auf.

Sage hat vorerst als Betaversion den Messenging-Bot Pegg herausgebracht, der seinen Benutzern die Buchhaltung erleichtern soll. Der Bot kooperiert mit dem Facebook Messenger oder alternativ mit der Nachrichten-App Slack. Spricht man ihn von dort aus mit „hello pegg“ an, interpretiert er in Englisch eingetippte Texte als Buchhaltungs-Aufgaben. Zum Beispiel könnte die Eingabe „I spent 17 Euro for breakfast“ zusammen mit einem Foto des Belegs eine förmliche Buchung ersetzen. Fehlende Informationen erfragt die Software vom Anwender. Momentan versteht der Bot nur Englisch; bis zum Frühjahr 2017 wollen die Sage-Entwickler auch Deutsch und andere Sprachen unterstützen.

Mit der Nachricht könnte der Bot auf zweierlei Arten verfahren: Entweder trägt er die Daten und Links auf Beleg-Fotos in eine standardisierte Excel-Datei ein, die man herunterladen oder als E-Mail-Anhang dem Innendienst übermitteln kann. Der hat dann leichtes Spiel mit den aufbereiteten Informationen. Oder der Bot erkennt durch die Nutzerkennung einen Anwender, dessen Firma ihre Buchhaltung mit dem Dienst Sage One erledigt. Dann bucht er die Daten automatisch im Kontakt mit dem Buchhaltungs-Server. In diesem Fall kann Pegg auch Anfragen beantworten, etwa eine umgangssprachliche Erkundigung nach dem Bestand an offenen Rechnungen. (hps@ct.de)

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Mit dem Suchassistenten von CompuDMS Cloud lassen sich auch komplexe Suchanfragen bequem per Mausklick definieren.