c't 23/2016
S. 108
Test
Dokumenten-Management
Aufmacherbild
Bild: Rudolf A. Blaha

Ordnung im Archiv

Systeme zur privaten und geschäftlichen Dokumentenverwaltung

Briefe und gescannte Dokumente, die man elektronisch gespeichert hat, lassen sich nicht nur besser gegen Verlust schützen, sondern mit einem Dokumenten-Managementsystem auch jederzeit sicher wiederfinden. Für geschäftliche Unterlagen ist diese Praxis vorgeschrieben. Sechs erschwingliche Programmpakete für diese Aufgabe haben wir miteinander verglichen.

Die jährliche Miet-Nebenkostenabrechnung kann man unter „W“ wie „Wohnung“ im Ordner abheften. Dagegen gehört die Rechnung für die Internet-Steckdose im Arbeitszimmer in die Rubrik „Telekom“. Oder doch unter „Wohnung“? Oder bis zur nächsten Steuererklärung erst einmal unter „Q“ wie „Quittungen“? Solche Fragen erübrigen sich, wenn man alle Unterlagen im PC archiviert.

Dokumenten-Managementsysteme für Unternehmen kosten meist weit über 1000 Euro. Hier haben wir nur diejenigen Systeme getestet, die auch für Kleinbetriebe und Privatleute erschwinglich sind: CompuDMS Free, Dr. Doc und Windream jeweils als Einzelplatzversion, ecoDMS, ELOoffice und Office Manager Pro.

Papierne Dokumente digitalisiert man mit einem Scanner oder der Smartphone-Kamera, die erhaltene Datei speichert man genau wie einen Word-Brief oder ein JPG-Foto in einem Dokumenten-Managementsystem – kurz: DMS – und weist ihr mehrere Schlagwörter zu. Bei Bedarf findet man sie später unter jedem dieser Suchbegriffe. Mehr noch: E-Mails und selbst geschriebene Briefe kann man automatisch ins Archiv kopieren und mit Ablagedatum, Urheber und weiteren Metadaten kennzeichnen.

Mehrere Varianten eines Word-Dokuments lassen sich so selbst dann auseinanderhalten, wenn sie denselben Dateinamen tragen. Außerdem kann der Rechner auch lange Texte ratz-fatz im Volltext durchsuchen und mit hervorgehobenen Fundstellen wiedergeben.

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Ergänzungen & Berichtigungen

Präzisierung

Das Paket ELOoffice unterstützt die Digitalisierung von Dokumenten auch über die Scanner-Schnittstelle WIA. Außerdem hat die Formulierung der Tabelleneinträge anscheinend Missverständnisse provoziert. Wie im Artikeltext beschrieben, kann man von mehreren – maximal 10 – mit ELOoffice ausgestatteten Rechnern übers LAN auf ein gemeinsames Archiv zugreifen. Wir haben das System trotzdem als Einzelplatzanwendung charakterisiert, weil es keine zentrale Benutzerverwaltung gibt. Beim kostenlosen Privat-Einsatz ist ELOoffice auf maximal 200 Dokumente je Archiv limitiert.