c't 17/2017
S. 150
Praxis
Teamarbeit mit Outlook
Aufmacherbild
Bild: Jörg Niehage

Wer ist’s gewesen?

Werkzeuge für Teams und gemeinsame Outlook-Postfächer

Die Wahrheit: Outlook war nie als E-Mail-Werkzeug zur gemeinschaftlichen Arbeit im Team gedacht. Wenn man es trotzdem dafür nutzen will, helfen kleine Tricks, Ordnung ins Chaos zu bringen.

Outlook „denkt“ in einzelnen Postfächern, die voneinander unabhängig sind und sich gegenseitig Nachrichten zuschieben. Menschen, die eng zusammenarbeiten, schreiben sich täglich viele E-Mails – in denen sie sich über den Inhalt anderer E-Mails austauschen. Kein Wunder, dass die viel zitierten Fluten allerorten in den Postfächern plätschern. Die gute Nachricht: Das muss nicht sein. Wenn man ein klein bisschen in Outlook eintaucht und wenig bekannte Funktionen nutzt, lassen sich viele Informationswege beim Nutzen gemeinsamer oder getrennter Postfächer deutlich verbessern. Die schlechte Nachricht: Es funktioniert nur mit Exchange-Konten, während IMAP-Ordner außen vor bleiben.

Wenn mehrere Menschen ein gemeinsames Postfach nutzen, sind viele kleine Absprachen nötig. Nur auf diese Weise bleiben alle Kollegen auf dem Laufenden. Das ist meist dann der Fall, wenn Firmen kein klassisches CRM-Tool (Customer Relationship Management) verwenden. Stattdessen landen viele eingehende E-Mails im Eingangskörbchen der globalen „info@…“- oder „support@…“-Adresse. Dieses Postfach ist bei mehreren Mitarbeitern zusätzlich zum eigenen eingerichtet.

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