c't 24/2018
S. 174
Praxis
Excel
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Bild: Albert Hulm

Zahlenzauber

Excels Zahlenumwandlungswut mit benutzerdefinierten Formaten besänftigen

Wenn Excel mitdenkt, bringt es bei der Dateneingabe mitunter alles durcheinander. Aus Datumsangaben werden dann wirre Zahlen und Messwerte mit einer Maßeinheit macht Excel ungefragt zu Text, mit dem man nicht mehr rechnen kann. Mit unseren Tipps für selbstdefinierte Zahlenformate landet Ihre Eingabe genau so in der Zelle, wie Sie sich das vorgestellt haben.

Bei der Dateneingabe versucht Excel, dem Anwender möglichst viel Arbeit abzunehmen. Dabei interpretiert das Programm die Daten und versucht, ihnen automatisch das passende Format zuzuweisen. Das funktioniert bei Standardeingaben gut. Manche Zahlenformate werden allerdings nicht wie erwartet übernommen und können sogar zu Fehlberechnungen führen, wenn Excel die Eingabe als Text statt als Zahl betrachtet. Das passiert zum Beispiel, wenn Sie ein Datum in der Form „25-10-18“ eingeben oder an eine Zahl wie in „25 km“ eine Maßeinheit anhängen. Excel formatiert die Zelle dann als Text, mit dem die Tabelle aber nicht mehr rechnen kann. Dies lässt sich verhindern, indem man den Zellen vorab das passende Format zuweist.

Der Dialog „Zellen formatieren“ (Strg+1) bietet in der Registerkarte „Zahlen“ unter „Benutzerdefiniert“ eine Vielzahl an Optionen an. Hier finden Sie vordefinierte Formate und können selbst welche anlegen. Hinzu kommen noch Sonderformate wie Versicherungsnachweisnummer und Postleitzahl. Zeichen wie # und 0 sind Platzhalter und haben je nach Platzierung eine bestimmte Bedeutung.

Bei Datumsangaben kann die automatische Datenumwandlung von Excel mitunter ziemlich nerven: Standardmäßig wird die Eingabe von 11/11/18 oder 11-11-18 durch das Datum 11.11.2018 ersetzt. Das können Sie verhindern, indem Sie der Eingabe ein Apostroph voransetzen und sie damit in einen Text verwandeln oder die Zelle zuvor als Text formatieren. Doch die Umwandlung in Text macht es unmöglich, in der Tabelle mit dem Wert zu rechnen. Ein benutzerdefiniertes Format ist daher die bessere Lösung. Dazu geben Sie als Typ 00/00/00 oder 00-0-00 an.

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Innerhalb eines benutzerdefinierten Formats lässt sich die Schriftfarbe über Codes von 1 bis 56 anpassen.