c't 9/2019
S. 144
Praxis
Office-Autobackup-Funktionen
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Bild: Thorsten Hübner

Sicherheitsdienste

Automatische Speicher- und Backup-Funktionen in MS Office

Microsoft Office bietet allerlei Hilfsfunktionen gegen ungewollten Datenverlust. Richtig eingestellt taugen sie zum Notfallretter bei Rechnerabstürzen oder Stromausfällen. Die automatischen Maßnahmen können aber ungewünschte Nebenwirkungen haben. Ein Blick auf die Arbeitsweise von Auto-Sicherung, Auto-Backup und Autosave.

Wer seine Arbeit nicht regelmäßig speichert, riskiert Datenverluste. Dann ist der geniale Einfall verloren oder der gerade mühsam überarbeitete Absatz steht wieder so holperig da wie vor dem Stromausfall. Microsoft Office enthält unterschiedliche Funktionen, die dabei helfen sollen, solche Verluste zu vermeiden. Zwei gibt es schon länger, eine ist recht neu. Die Funktionen verfolgen unterschiedliche Ansätze – und bergen zum Teil ganz eigene Gefahren.

Bei Abstürzen, Stromausfällen oder Rechnerneustarts hilft die Auto-Sicherung. Sie kann zumeist eine wenigstens halbwegs aktuelle Version von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien wiederherstellen. Mit der Auto-Sicherung leicht zu verwechseln ist das Auto-Backup. Es hilft weiter, wenn ein vorhandenes Word-Dokument bei voreiligem manuellem Sichern versehentlich überschrieben wurde. Auto-Backup ist eine Art Mini-Versionsverwaltung – leider mit nur genau einer Vorversion. Nur für Office-365-Abonnenten verfügbar ist die dritte hier beschriebene Sicherungsfunktion: Autosave legt keine Backups an, sondern nimmt dem Nutzer nur das regelmäßige manuelle Sichern von Office-Dateien ab, die auf einem Microsoft-Cloudspeicher liegen. Das kann praktisch sein, manchen Workflow aber auch sabotieren.

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