c't 9/2019
S. 148
Praxis
PDF-Serienmail
Aufmacherbild
Bild: Jan Bintakies

PDF-Post in Serie

Personalisierte PDFs mit LibreOffice und Microsoft Office

Das kostenlose LibreOffice druckt Serienbriefe nicht nur auf Papier, sondern verschickt sie auch als Mail mit PDF-Anhang. Für Microsoft Office gibt es Erweiterungen, die das können – auch eine kostenlose.

Angebote, Rechnungen, personalisierte Einladungen oder Urkunden für die Vereinsmeisterschaft: Mit den Serienbrieffunktionen von LibreOffice und Microsoft Office lässt sich der berufliche und private Schriftverkehr hervorragend automatisieren. Zeit und Papier spart, wer die Dokumente als PDF speichert und per E-Mail verschickt. LibreOffice Writer beherrscht das ab Werk, Microsoft Word lässt sich mit kostenlosen oder kostenpflichtigen Erweiterungen nachrüsten. Und der Mail-Client Thunderbird glänzt mit einem sehr professionellen Add-on, das mit beliebigen Textverarbeitungsprogrammen zusammenspielt.

Personalisierte Dokumente entstehen, indem man zwei Dateien mischt, weshalb die Serienbrieffunktion im Englischen auch „Mail Merge“ heißt: Ein Textdokument mit variablen Textbausteinen dient als Vorlage, eine Tabelle oder eine Datenbank als Lieferant für die Daten der Adressaten. Das simpelste Beispiel ist ein Brief, der mit Anschrift und persönlicher Anrede aus den Datensätzen gespeist wird. Einmal vorbereitet, reduziert sich das Erstellen eines maßgeschneiderten Angebots auf ein paar Tabelleneinträge – und auch der Aufwand für mehrere hundert Sendungen ist kaum höher.

Wer Tabellenkalkulation und Textverarbeitung ausreizt, kann mit Hilfe von bedingtem Text zielgruppenspezifische Inhalte einflechten oder abhängig vom Rechnungsbetrag Rabatte gewähren, Versandkosten erlassen und vieles mehr.

Kommentare lesen (2 Beiträge)

Ergänzungen & Berichtigungen

LibreOffice: Seriendruck stürzt ab

Der für das Mail-Merge-Add-in von Thunderbird benötigte Seriendruck in einzelne PDF-Dateien führte mit der aktuellen 6.2-Versionen von LibreOffice zum Absturz. Mit LibreOffice 5.7 gab es im Test keine Probleme.

Weitere Bilder

PDF-Post in Serie (3 Bilder)

Feldbefehle setzen in der Serienbriefvorlage das aktuelle Datum (Einfügen/Feldbefehl) oder formulieren eine zum Geschlecht passende Anrede (Weitere Feldbefehle, Strg+F2). Bedingten Text kann man aber auch in der Tabelle vorbereiten.