c't 9/2021
S. 110
Test & Beratung
Dokumentenmanagement
Bild: Thorsten Hübner

Einsortiert statt abgelegt

Fünf Dokumentenmanagementsysteme, die Ordnung schaffen

Geschäftsleute sind verpflichtet, digitale Unterlagen elektronisch und revisions­sicher aufzubewahren. Dazu dient ein Dokumentenmanagementsystem. Es ermöglicht eine systematische Ablage, sodass Sie ein ­gesuchtes Schriftstück auch in einem Wust gesammelter Unterlagen auf Anhieb finden und ­sofort für anstehende Aufgaben­ weiterverarbeiten können.

Von Dr. Hans-Peter Schüler

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für Geschäftsleute schon von Rechts wegen unverzichtbar, weil sie eine revisions­sichere Ablage ermöglichen. Wie in den Grundlagen für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff (GoBD) vorgeschrieben, lassen sich abgelegte Dokumente dann nicht mehr unbemerkt verändern oder löschen.

Darüber hinaus hilft ein DMS allen Nutzern im täglichen Papierkrieg. Mithilfe einer solchen Anwendung fördern Sie das gesuchte Objekt anhand vielseitiger – auch kombinierter – Vorgaben wie Textinhalt, Dokumenttyp und Stichwörter ratzfatz aus einem riesigen Datenbestand zutage. Papierunterlagen könnten Sie hingegegen bestenfalls alphabetisch nach Absender und Datum etwa in Ordner für Eingangsrechnungen und für Kundenaufträge sortieren. Aber schon, wenn Sie nur alle Ein- und Ausgaben für eine Ihrer Dienstleistungen sichten wollen, müssen Sie mehrere Ordner durchblättern und riskieren eine Aktenstaublunge.

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