Produktiv im Home-Office: Worauf es ankommt

Deutschland im Home-Office-Fieber – ein Virus macht´s nötig. Damit das Arbeiten zu Haus gelingt, muss allerdings eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein – auf organisatorischer und technischer Ebene.

Die Corona-Krise hält die Welt nach wie vor in Atem, auch wenn die Schutzmaßnahmen langsam gelockert werden. Zeit für ein Zwischenfazit: Was ist gut gelaufen, was schlecht und was lässt sich bei der nächsten Pandemie besser machen? Ein Thema, das viele Unternehmen und Arbeitnehmer in den letzten Monaten in Atem hielt: Home-Office. Zwischen Küchentisch und Legosteinen mussten viele Beschäftigte so tun, als könnten sie produktiv arbeiten.

Dabei war die mannigfache Ablenkung in den eigenen vier Wänden noch der geringere Produktivitätskiller. Viele Unternehmen wurden von der Krise überrascht und waren nicht ausreichend darauf vorbereitet, dass ihre Angestellten an einem anderen Ort als im Firmenbüro tätig sind. Vor Corona erlaubten nur vier von zehn Arbeitgebern ihren Angestellten, auch von zu Hause zu arbeiten. Das hat eine Befragung von 800 Unternehmen ergeben, die der IT-Branchenverband Bitkom im vergangenen Jahr zum Thema Home-Office in Auftrag gegeben hat. 22 Prozent der Unternehmen nannten Bedenken wegen der Datensicherheit als einen Grund, Home-Office zu verweigern. Mehr als die Hälfte der Unternehmen gab an, dass Heimarbeit generell nicht vorgesehen sei.

 

Wunsch nach Home-Office nimmt zu

Das Corona-Virus hat diese Blockadehaltung geradezu pulverisiert. Laut einer Umfrage des Bundesverbands der Digitalen Wirtschaft im März könnten sich drei Viertel der 1.000 befragten Angestellten vorstellen, bei gesundheitsgefährdenden Situationen von zu Hause zu arbeiten, 58 Prozent wünschen sich jetzt ausdrücklich Home-Office. Auch gefragt wurde, ob ihre Arbeitgeber technisch überhaupt dazu in der Lage wären: 46 Prozent antworteten: Nein. Damit klafft eine erhebliche Lücke zwischen den Wünschen der Mitarbeiter und den Anstrengungen ihrer Arbeitgeber, diese zu erfüllen. Das war vermutlich schon vor Corona so, aber mit der Krise dürfte sich diese Lücke noch vergrößert haben, und sie wird bleiben, denn das Rad lässt sich jetzt nicht mehr zurückdrehen. Egal, ob die Mitarbeiter es wollen oder das nächste Virus es erfordert: Die Unternehmen in Deutschland müssen beim Thema Home-Office und dem eng verwandten Aspekt Remote-Work, das auch das mobile Arbeiten einschließt, einen Zahn zulegen.

 

Mehr arbeiten, weniger suchen

Aber wie? Betriebe, die jetzt erst starten, haben zumindest einen Vorteil: Sie können sich eine Strategie zurechtlegen, bei der das mobile Arbeiten Teil der Digitalisierungsstrategie ist. Ziel dieser Strategie sollte es sein, für alle Anwendungen, Daten, Orte und Mitarbeiter ein einheitliches Benutzererlebnis zu schaffen. Bei vielen Unternehmen dürfte allerdings eher das Gegenteil der Fall sein: Dutzende nicht aufeinander abgestimmte Anwendungen rangeln um die Aufmerksamkeit der Nutzer, die Daten sind mal lokal, mal in der Cloud verstreut, die Mitarbeiter sind mehr mit dem Suchen und Konvertieren von Informationen beschäftigt als mit produktiver Tätigkeit. Mit dem Umzug ins Home-Office potenziert sich dieser Aufwand noch einmal. Wo man bisher kleine Dinge beim Kollegen im Nachbarbüro oder an der Kaffeemaschine besprechen konnte, kommen nun Kollaborationstools oder Videokonferenzen hinzu.

Die Auswahl der richtigen Werkzeuge ist wichtig, damit der Aufwand nicht explodiert – auch mit Blick auf die Zeit nach Corona, wenn etliche dieser Tools weiterverwendet werden. Hier sind einige Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Home-Office und unterwegs:

  • Produktivität: Microsoft 365 und G-Suite, integriert in Box, ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit für die allermeisten Dokumente.
  • Kollaboration: Slack, Microsoft Teams und Hangouts boomen seit der Corona-Krise. Sie helfen, Kommunikation mit Inhalten zu verbinden.
  • Videokommunikation: Größte Profiteure der Krise sind Zoom, Webex, Google Hangout Meets und andere, die sich gut für professionelle Online-Meetings eignen.
  • Business-Apps: Geschäftsanwendungen wie beispielsweise Salesforce, NetSuite und AutoCAD sind im Home-Office unverzichtbar. Auch die Integration von E-Signatur mit Docusign und Adobe Sign muss weiter funktionieren.
  • Sicherheit: Anwendungen wie Okta, Onelogin, Azure Active Directory und andere unterstützen die Verwaltung mobiler Geräte und die Sicherheit in der Cloud.

 

Hierbei handelt es sich lediglich um Beispiele – darüber hinaus gibt es hunderte Softwareprodukte, die bei der virtuellen Zusammenarbeit unterstützen.

Entscheidend ist, dass diese Tools in einem gemeinsamen Rahmen verzahnt sind. Ein Beispiel: Zoom bietet mit der Bildschirmfreigabefunktion die Möglichkeit, Dateien allen Teilnehmern anzuzeigen. Das geht aus einem Box-Account, ohne Zoom zu verlassen.

Ein solcher Rahmen ist Box, eine Kollaborationsplattform in der Cloud, die alle Dateien und Arbeitsprozesse unter einem Dach beherbergt und so den Austausch von Informationen über Orte, Personen und Unternehmensgrenzen hinweg vereinfacht.

 

 

 

 

Kultur und Kommunikation

Die Erfüllung der technischen Voraussetzungen ist aber nur eine Seite der Medaille. Ebenso wichtig für ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office sind organisatorische Anpassungen und eine mobile Arbeitskultur. Bisherige Arbeitsprozesse nur einfach digital nachzubilden, ist ein Irrweg. Stattdessen sind neue Arbeitsstile gefragt wie agiles Arbeiten mit kurzen täglichen Meetings, klarer Aufgabenteilung und sinnvollen Präsenzzeiten am Schreibtisch. Überhaupt: Kommunikation ist das A und O bei Remote-Work und Home-Office. Wo das kurze Gespräch mit den Kollegen in der Kaffeeküche fehlt, müssen sich die Heimarbeiter andere, digitale Wege suchen, damit der Kontakt nicht abreißt.

 

 

kommentar field