Arbeiten im Homeoffice – so bleiben Sie leistungsfähig und produktiv

IT-Ausrüstung und Arbeitsumgebung müssen einige Voraussetzungen erfüllen, damit die Arbeit auch zu Hause effizient und effektiv vonstattengehen kann. Hier die wichtigsten Zutaten für ein leistungsfähiges und produktives Homeoffice.

Leistungsfähigkeit und Produktivität hängen im Homeoffice von vielen Faktoren ab. Das beginnt schon bei der Wahl der Arbeitsumgebung. Zum Verfassen einiger E-Mails oder für eine Videokonferenz mag ein provisorischer Arbeitsplatz am Küchentisch oder auf der Couch ausreichen. Wenn sich Mitarbeiter aber wie in der aktuellen Situation auf eine längerfristige intensive Nutzung des Heimarbeitsplatzes einstellen müssen, sollte dieser soweit irgend möglich denselben ergonomischen Anforderungen genügen wie der Schreibtisch im Büro. So sollte der Monitor möglichst nicht direkt vor einem Fenster platziert werden. Die großen Helligkeitsunterschiede zwischen dem Tageslicht im Hintergrund und dem Bildschirm ermüden die Augen und können zu Kopfschmerzen führen. Auch ein Fenster hinter dem Arbeitsplatz ist ungünstig, da es dann zu Spiegelungen im Monitor kommen kann. Am besten ist daher ein seitlicher Lichteinfall.

Die Höhe von Tisch und Stuhl sind ebenfalls wichtige Faktoren, um längeres ermüdungsfreies Arbeiten zu ermöglichen, und um Gesundheitsproblemen wie Rücken- und Nackenschmerzen vorzubeugen. Die Höhe von Schreibtisch und Stuhl sollte so einstellbar sein, dass im Sitzen Beine und Arme ungefähr im 90-Grad-Winkel gebeugt sind. Der Blick sollte von leicht schräg oben auf den Monitor fallen, etwa im Winkel von 35 Grad. So wird ein Überstrecken der Halsmuskulatur vermieden. Die Monitordarstellung sollte darüber hinaus hochauflösend und flackerfrei sein. Rechner auf Intel-vPro-Basis bieten dafür mit der integrierten Graphics Engine die besten Voraussetzungen. Je nach Modell sind damit Auflösungen bis zu 4k (4.096 x 2.304 Pixel) und Bildfrequenzen bis zu 60 Hz möglich.

Auch die räumliche Situation kann entscheidend zu Leistungsfähigkeit und Produktivität beitragen. Es dürfte schwer sein, im Wohnzimmer die Konzentration für komplexe Kalkulationen oder einen Vertragsentwurf aufzubringen, während der Fernseher läuft und die Kinder sich um die Fernbedienung streiten. Bei längeren Homeoffice-Phasen ist daher ein separates Arbeitszimmer von großem Vorteil. Man sollte es sich zur Regel machen, dort auch nur zu arbeiten, und nicht etwa zu surfen oder private E-Mails zu beantworten. So lassen sich Arbeitszeit und Freizeit besser trennen. Notfalls kann auch eine Ecke im Schlaf- oder Gästezimmer als Arbeitsplatz fungieren. Hauptsache, man kann sich für eine Weile von der Familie zurückziehen und die Türe schließen.

Ohne Kollegen und Kantine kann es zudem schwierig sein, auf regelmäßige Pausen zu achten. Hier kann die sogenannte Pomodoro-Methode helfen. Das von Francisco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelte System soll die Produktivität und Leistungsfähigkeit durch eine regelmäßige Abfolge von Arbeits- und Ruhephasen verbessern. Es teilt den Arbeitstag in sogenannte „Pomodoros“ ein – Zeitabschnitte von üblicherweise 25 Minuten Länge. Nach jedem Pomodoro erfolgt eine fünfminütige Auszeit, nach vier Pomodoros macht der Nutzer 15 Minuten Pause. Im Netz und in den App Stores finden sich zahlreiche Apps, die auf dieser Methode basieren. Sie helfen dem Nutzer dabei, sich zu fokussieren und erinnern daran, Pausenzeiten einzuhalten.

Technische Voraussetzungen für Leistungsfähigkeit und Produktivität

Neben der räumlichen Situation und der Arbeitshygiene spielen natürlich auch technische Faktoren eine wesentliche Rolle für Produktivität und Leistungsfähigkeit. Lahmende Rechner, instabile Netzverbindungen oder Softwareprobleme nerven nicht nur, sie kosten auch Zeit und Konzentrationsfähigkeit. Mitarbeiter mit PCs und Laptops, die drei Jahre oder älter sind, verlieren nach einer von J.Gold Associates im Auftrag von Intel durchgeführten Befragung bis zu einen Arbeitstag pro Jahr allein damit, dass sie auf das Hochfahren des Rechners warten. Ihre Produktivität ist zudem bis zu 12 Prozent niedriger, was in einem wirtschaftlichen Schaden von durchschnittlich fast 8.000 US-Dollar resultiert. Moderne Plattformen wie Intel vPro bieten dagegen mit Features wie Hyper-Threading, Smart Cache, Turbo Boost 2.0, Speed Shift und Power Optimizer bis zu 60 Prozent mehr Leistung als vergleichbare, drei Jahre alte PCs. SSDs und Optane Memory sorgen darüber hinaus für einen schnelleren Datenzugriff. Dank Optane Memory merkt sich das System, welche Dokumente und Applikationen am häufigsten verwendet werden und hält sie in einem besonders schnellen, nichtflüchtigen Speicherbereich vor. Für die Performance spielt aber auch die Netzwerk-Konnektivität eine wesentliche Rolle. Hier kann die Intel vPro Plattform ebenfalls punkten. Sie unterstützt die neuesten WiFi-Standards 802.11ac und 802.11ax, sowie Ethernet und Thunderbolt 3. Ein Wireless WAN-Modul ermöglicht außerdem die Nutzung von Mobilfunknetzen.

Natürlich gehört zum effizienten Arbeiten die richtige Softwareausstattung. Alle für die Arbeit notwendigen Programme müssen dabei stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden, um Sicherheitsproblemen vorzubeugen. Hier sind die Unternehmen im Vorteil, die Server- oder Cloud-basierte zentralisierte Systeme im Einsatz haben. Die Mitarbeiter können in diesem Fall per Browser oder Thin Client auf die Applikationen zugreifen. Da die Arbeit zentral auf dem Server gespeichert wird, sind neben der IT-Sicherheit auch Datenkonsistenz und Datensicherheit gewährleistet. In einer solchen Umgebung lässt sich allerdings nur dann produktiv und leistungsfähig arbeiten, wenn ein stabiler, breitbandiger Netzzugang zur Verfügung steht.

Ein wesentliches Problem der Heimarbeit ist auch die fehlende Kommunikation mit Kollegen. Hier bieten sich regelmäßige Videokonferenzen an, in denen man sich über den aktuellen Stand der Projekte austauschen, aber auch einmal private Dinge bereden kann, wie das in der Kaffeeküche ja auch üblich ist. Viele Anbieter erleichtern den Einstieg derzeit durch kostenlose Angebote. So sind bei Microsoft Teams Premium-Funktionen für sechs Monate gratis, der Videokonferenzdienst Zoom hat in mehreren Ländern für Schulen und andere Bildungseinrichtungen das Zeitlimit für kostenlose Video-Meetings aufgehoben und Google bietet die Profiversion seiner Bürosoftware G Suite, die mit Hangouts ebenfalls einen Videokonferenzdienst bietet, bis Juli kostenlos an. Kommunikations- und Planungstools wie Slack, Circuit, Asana oder Trello können ebenfalls zu mehr Produktivität und Leistung im verteilten Team beitragen. Auch sie bieten aktuell überwiegend günstigere Konditionen oder verlängerte Testphasen.

Fazit

Die massive Ausweitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen ist sowohl für viele Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine neue und ungewohnte Situation. Um Produktivität und Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten zu können, sind neben einem ergonomischen Arbeitsplatz vor allem auch die richtigen Arbeitsmittel entscheidend. Nur mit leistungsfähiger Hard- und Software können Teams auch über große Entfernungen hinweg effizient zusammenarbeiten.

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