In der Corona-Pandemie arbeiten unzählige Beschäftigte im Homeoffice. Die meisten Unternehmen gehen zwar davon aus, dass ein Großteil ihrer Beschäftigten in den nächsten 18 Monaten ins Büro zurückkehrt – aber nicht komplett. Denn wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussieht, wird derzeit neu definiert. Eine Xerox-Studie zeigt, dass hybride Modelle eine zentrale Rolle spielen werden. Doch das bringt Herausforderungen mit sich.
Aus dem Büro ins Homeoffice – und das von einem Tag auf den anderen: Die Corona-Pandemie stellte Arbeitsabläufe in Unternehmen ohne Vorwarnung auf den Kopf. Zahlreiche Mitarbeiter mussten im Homeoffice arbeiten, und das über Wochen und Monate. Zwei Drittel der Organisationen waren nicht darauf vorbereitet, was die dafür notwendige Infrastruktur angeht. Sie kämpften vor allem mit dem IT-Support aus der Ferne, neuen Workflows, fehlenden Kommunikations- und Kollaborations-Tools sowie Cloud-Lösungen.
Das sind Ergebnisse der Studie „The Future of Work“, die das Technologie- und Dienstleistungsunternehmen Xerox in Auftrag gab. 600 IT-Verantwortliche aus Deutschland, den USA, Großbritannien, Frankreich und Kanada gaben dabei Auskunft. Sie vertreten Organisationen mit mindestens 500 Mitarbeitern aus mehr als zwölf Branchen.
Auch künftig soll mehr Remote-Arbeit möglich sein: 58 Prozent der befragten Entscheider erklärten, dass dafür innerhalb des nächsten Jahres Homeoffice-Regelungen angepasst werden. Aber das heißt nicht, dass alle weiterhin von daheim arbeiten werden – genauso wenig wie ausschließlich im Büro. Der Arbeitsplatz befindet sich in vielen Firmen im Wandel, und wird gerade neu definiert.
Das Arbeitsumfeld im Wandel
Zwar werden 82 Prozent aller Mitarbeiter voraussichtlich innerhalb von 12 bis 18 Monaten wieder im Firmenbüro sitzen, so die Xerox-Studie. Etwa die Hälfte der Unternehmen setzen dabei auf eine gestaffelte Rückkehr.
Aber die unerwartete Krise hat bei vielen Unternehmen zu einem Bewusstseinswandel geführt. Vor Corona hatte so mancher Chef die Befürchtung, dass Beschäftigte zu Hause am Schreibtisch nicht so produktiv tätig sind wie im Büro. Diese Annahme hat sich für viele nicht bestätigt. Zum einen machten die Entscheider selbst die Erfahrung, im Homeoffice zu arbeiten. Zum anderen erlebten sie ihre Teams bei der Remote-Arbeit – und das Vertrauen in ihre Beschäftigten wuchs. Das sagten laut Xerox-Studie 80 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen in Deutschland.
Das Homeoffice wird dennoch den Arbeitsplatz in der Firma nicht ersetzen. Die persönliche Kommunikation zu Kollegen und Vorgesetzten vor Ort sind entscheidend zum Beispiel für die Mitarbeiterbindung und -entwicklung, für Feedback, für die Zusammenarbeit in Teams und für die Entwicklung der Unternehmenskultur.
Die Vorteile des hybriden Arbeitsumfelds
Viele Organisationen werden deshalb in Zukunft zunehmend auf einen hybriden Arbeitsplatz setzen – mit einer Kombination aus Homeoffice und Tätigkeiten im Büro. Beschäftigte arbeiten dann zeitweise zu Hause, zeitweise vor Ort. Wie lange sie jeweils am einen oder anderen Schreibtisch verbringen, hängt von den Anforderungen ihrer Position und Arbeitsfelder ab.
Der hybride Arbeitsplatz bringt Beschäftigten und Unternehmen einige Vorteile:
- Die größere Flexibilität kann bei Beschäftigten für eine bessere Work-Life-Balance und mehr Zufriedenheit im Job sorgen.
- Mitarbeiter haben die Möglichkeit, in einer günstigeren oder angenehmeren Wohngegend zu leben und nicht unbedingt in Firmennähe, weil sie nicht täglich pendeln müssen.
- Unternehmen brauchen weniger Geld für teure Büros auszugeben.
- Firmen können die besten Mitarbeiter beschäftigen, auch wenn diese weiter entfernt wohnen.
Die Herausforderungen flexibler Arbeitsplätze
Doch das hybride Arbeitsplatz-Modell bringt zugleich Herausforderungen mit sich, damit Mitarbeiter im Homeoffice beständig, produktiv und reibungslos tätig sein können:
- Die Privatsphäre sowie die Daten- und Netzwerksicherheit müssen auch bei der Remote-Arbeit gewährleistet sein.
- Die notwendige technologische Infrastruktur muss bereitgestellt werden.
Zur technischen Ausstattung gehören beispielsweise innovative Tools zur Zusammenarbeit, zum Cloud-Zugriff auf Daten und zur Kommunikation, etwa für Videotelefonate. Über 90 Prozent der Befragten vermissten außerdem den einfachen Zugriff auf die Multifunktionsdrucker im Büro. Dazu kommt die Notwendigkeit eines effektiven IT-Supports aus der Ferne.
Um diese Herausforderungen zu lösen, sind Investitionen notwendig: Über 50 Prozent der Organisationen wollen ihre Technologie-Budgets erweitern – als direkte Reaktion auf die Pandemie und um künftigen Anforderungen gewachsen zu sein. Ganz oben auf den Prioritätenlisten steht dabei, cloud-basierte Software einzuführen oder auszubauen, den Remote-IT-Support zu stärken und Kollaborations-Software anzuschaffen oder verstärkt zu nutzen.
Die deutschen Unternehmen liegen hier im Vergleich zu den befragten Unternehmen in anderen Ländern ganz vorn: 66 Prozent wollen laut Xerox-Studie in neue Technologien investieren, um die Arbeit im Homeoffice für die Mitarbeiter stabiler, effektiver und nachhaltiger zu machen.
Fazit: Hybride Arbeitsplätze gewährleisten das Beste aus zwei Welten
Unternehmen müssen die Digitale Transformation vorantreiben – nicht nur, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch, um neue Arbeitsplatzmodelle zu ermöglichen und auszubauen. Viele Mitarbeiter werden künftig mehr von zu Hause arbeiten, wenn das ihr Tätigkeitsfeld erlaubt. Aber sie kehren auch ins Büro zurück, denn auf persönliche Kommunikation und Begegnungen werden Organisationen nicht verzichten. Sie sind unter anderem für Mitarbeiterbindung und Teamwork wichtig.
Die Lösung wird zunehmend das Modell eines hybriden Arbeitsplatzes sein – mit dem Besten aus zwei Welten, wie die Xerox-Studie „The Future of Work“ feststellt. Beschäftigte arbeiten dann mal daheim und mal im Büro. So kommunizieren sie vor Ort mit Kollegen und Vorgesetzten, sind aber flexibler und verbessern ihre Work-Life-Balance. Die Voraussetzung dafür ist die Investition in entsprechende Technologien. Dann ist sichergestellt, dass Unternehmen auch künftig produktiv und effektiv arbeiten – unabhängig davon, wo die Mitarbeiter gerade tätig sind.
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