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Digitale Aktenablage: Zwei Apps für iOS und Android

Rechnungen einscannen, in Text verwandeln und digital speichern – das erleichtert den Büroalltag. Wir stellen zwei Apps vor.

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Zwei Apps für die digitale Aktenablage

(Bild: Albert Hulm)

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Geschäftsbriefe aller Art bewahrt man im Unternehmen am besten digital auf – nicht nur, weil das für elektronische Dokumente sowieso Vorschrift ist und es naheliegt, sie gemeinsam mit anderen Unterlagen zu speichern. Darüber hinaus findet man Inhalte so schneller wieder als in einem Aktenregal und kann sie auch von unterwegs sichten – vorausgesetzt, sie liegen in einem Cloudspeicher.

Um eine Rechnung aus dem Kuvert auf die Festplatte zu übertragen, muss man sie zuerst scannen und dann – womöglich im selben Arbeitsschritt – ihren Inhalt in eine Form bringen, die systematische Recherchen und digitale Arbeitsabläufe ermöglicht.

Mehr zu Texterkennung (OCR)

Beim Test von Apps zum Digitalisieren herkömmlicher Schriftstücke für Android und iOS sind uns zwei Anwendungen aufgefallen, die sich durch passende Speicherfunktionen speziell für Geschäftsleute empfehlen. Dabei handelt es sich um die kostenpflichtige App Docutain und das Hybridsystem fileee aus Gratis-App und Webdienst-Abo. Beide Anwendungen sortieren fotografierte Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen mitsamt Begleitinformationen direkt in ein zugehöriges Dokumentenmanagementsystem ein.

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