Lx-Office: ERP mit Open-Source-Software

Lx-Office: Funktionen, Fazit

Inhaltsverzeichnis

Kundendaten, Lieferantendaten,Warenbezeichnungen, Dienstleitungen, Artikel, Projekte, Preise und Lizenzen lassen sich bei LX-Office unter dem Menü Stammdaten erfassen und anzeigen. Die Masken sind fest vorgegeben und lassen sich nicht durch den Anwender individuell anpassen. Lx-Office unterscheidet zwischen Datenerfassung und Berichten, die eine gefilterte Ausgabe der erfassten Daten darstellen.

Bei den Kundendaten bleiben wenig Wünsche offen; allerdings wird beim Anlegen und Editieren der Daten der Nachteil der Trennung zwischen CRM und ERP deutlich. So lassen sich Ansprechpartner nur im ERP-Modul anlegen und editieren. Im Gegensatz dazu sind Firmendaten unter ERP und CRM editierbar. Da die Menüführung in beiden Bereichen unterschiedlich ist, stehen Anwender vor zusätzlichen Schwierigkeiten. Hier sollten die Entwickler unbedingt nachbessern.

Artikel lassen lassen sich mit Preisen speichern und kategorisieren. Unterschiedliche Varianten eines Artikels müssen allerdings getrennt erfasst werden. Personaldaten lassen sich mit Lx-Office nicht erfassen.

Der Bereich Verkauf gliedert sich in Angebote, Aufträge, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung. Auch hier unterscheidet Lx-Office zwischen der Neuanlage von Datensätzen durch Erfassen und dem Aufruf von Daten mittels Bericht. Lieferscheine werden für den Wareneingang unter Einkauf sowie für den Warenausgang im Verkauf erfasst.

Angefangen von Preisanfragen für ein Produkt eines Lieferanten über die Eingabe der Lieferantenangebote bis zur Erfassung der Lieferantenrechnung (hier Einkaufsrechnung genannt) werden alle einkaufsrelevanten Daten unter diesem Menüpunkt erfasst und angezeigt. Über die Projektnummer lassen sich Kosten einem speziellen Projekt zuordnen.

Ab der Version von Lx-ERP 2.6.0 bietet die Software eine Lagerverwaltung mit beliebig vielen Lagern und Lagerplätzen. Die Lagerverwaltung steht in Verbindung mit dem Einkaufs- und Verkaufsmodul. Zusätzlich zur Lagerverwaltung wurde ab Version 2.6.0 auch ein Lieferschein als eigener Beleg eingeführt.

Die Finanzbuchhaltung von Lx-Office stellt einen Schwerpunkt der betriebswirtschaftlichen Anwendung dar. Dialog-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen lassen sich entsprechenden Konten zuordnen. Lx-Office bietet die Möglichkeit, den vorhandenen Kontenrahmen individuell anzupassen.

Obwohl Lx-Office Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz und betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) anbietet, empfiehlt es sich, die steuerlich relevanten Daten über die vorhandene Datev-Schnittstelle an ein Datev-Programm zu übergeben. Die Finanzbuchhaltung in Lx-Office ist derzeit noch nicht zertifiziert.

Zahlungseingänge und -ausgänge lassen sich über den Menüpunkt Zahlungsverkehr verwalten. Eine Schnittstelle zum Online-Banking ist noch nicht vorhanden; in einer der nächsten Versionen soll das SEPA-Modul veröffentlicht werden. Das Modul dient zur Verwaltung der Einkaufsrechnungen und dem Export der Rechnungsdaten, die bei der Bank zur Zahlung eingereicht werden können.

Betriebswirtschaftliche Reports werden bei Lx-Office über Berichte generiert. Kontenübersicht, Saldenbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Bilanz und Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) sind als vorgegebene Unterpunkte fest im System eingebaut.

Um der gesetzlichen Vorgabe zur elektronischen Datenübermittlung an das Finanzamt gerecht zu werden, bietet das Programm die Möglichkeit, die Daten zur UstVa an das Elster-Programm Winston3 oder Taxbird4 zu übertragen.

Die individuelle Anpassung des Systems an den jeweiligen Geschäftsprozess – auch Customizing genannt – erfolgt bei Lx-Office über den Menüpunkt System. Das Customizing reicht von systemrelevanten Einstellungen (z.B. Druckereinstellungen) über stammdatenrelevanten Parametern (z.B. Warengruppen) bis zu buchungsspezifischen Kriterien (z.B. Buchungsgruppen).

Neben den Einstellungen zur Anpassung des Systems bietet LX-Office Import-Schnittstellen für Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten im CSV-Format.

LX-Office bietet grundlegende Funktionalität im Bereich Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lagerverwaltung. Die Dateneingabe und -verwaltung gestaltet sich einfach und kann – bei gegebenen Programmierkenntnissen – individuell angepasst werden. Für Fertigungsunternehmen stellt das Programm allerdings keine Alternative da.

Auch wenn im Bereich der Produktionssteuerung noch Module fehlen, sollten Dienstleistungs- und Handelsunternehmen die Software-Lösung in die engere Wahl ziehen. Flexibilität und einfache Handhabung sind bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen Anforderungen, die für das Produkt sprechen.


Über den Autor: Falk Neubert ist Doktorand am Institut für Produktions-Management und Wirtschaftsinformatik der Universität Osnabrück, Partner im Regionalcentrum Electronic Commerce Osnabrück (RECO ) sowie Geschäftsführer der Agentur ecoservice in Hannover.

Die Evaluierung der Software fand im Rahmen des vom BMWi geförderten Forschungsprojektes ERP-Lösungen auf Basis Freier Software statt. (akl)