Sage Payroll im Test: Lohn- und Gehaltsabrechnung mit grundlegenden HR-Funktionen

Neben der korrekten Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen geht es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung um die fristgerechte Abführung von Steuern und Sozialabgaben, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und um die Erstellung relevanter Meldungen für Krankenkassen, Finanzämter und andere Institutionen. Fehler sind hier nicht nur lästig, sondern können Mitarbeiterunzufriedenheit, rechtliche Probleme oder sogar hohe Nachforderungen nach sich ziehen.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stoßen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell an ihre Grenzen. Oft liegt die Verantwortung für diesen Aufgabenbereich noch direkt bei der Geschäftsführung oder wird an ein Steuerbüro ausgelagert. Mitunter kommen dabei einfache Excel-Tabellen oder veraltete, lokal installierte Programme zum Einsatz. Hier setzt Sage Payroll* an.

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Sage Payroll: Die Funktionen in der Übersicht (23 Bilder)

Anstelle komplexer Tabellen oder selbst zu verwaltender On-Premise-Systeme bietet Sage Payroll eine moderne, cloudbasierte Lösung, welche den gesamten Abrechnungsprozess in puncto Löhne und Gehälter erheblich vereinfachen, weitgehend automatisieren und dabei für rechtliche Sicherheit sorgen will. Die Daten müssen auf DSGVO-Niveau verarbeitet werden: Mit mehreren Niederlassungen in Deutschland und dem Hauptsitz im Vereinigten Königreich handelt es sich bei Sage nämlich um einen europäischen Software-Anbieter.

Gehaltsabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen

Sage Payroll richtet sich in erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für die Gehaltsabrechnung suchen – vom Start-up bis zum Handwerksbetrieb. Für Großunternehmen mit komplexen Strukturen ist die Software dagegen weniger geeignet, etwa wenn Tarifverträge, differenzierte Vergütungsmodelle oder zahlreiche Standorte korrekt abgebildet werden müssen. Auch Unternehmen, die aus Compliance-Gründen ausschließlich auf On-Premise-Lösungen setzen, finden in der Cloud-Lösung Sage Payroll nicht das passende System.

Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen

Sage Payroll sorgt dafür, dass gesetzliche Änderungen – etwa im Steuer- oder Sozialrecht – automatisch und zeitnah berücksichtigt werden. Durch konsequente Cloud-Ausrichtung entfällt für Unternehmen die Installation oder Pflege der Software. Dadurch ist die Lösung jederzeit aktuell, Anpassungen im Arbeitsrecht oder bei Sozialversicherungsbeiträgen werden ohne eigenes Zutun übernommen.

Die Software geht über klassische Lohnabrechnungs-Lösungen hinaus und ergänzt zentrale HR-Funktionen wie die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten. Sie positioniert sich damit als Schnittstelle zwischen Abrechnung und Personalmanagement.

Transparenz für Mitarbeiter und Arbeitgeber

Mitarbeiter haben mit Sage Payroll jederzeit einen Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen und können diese selbst herunterladen, was Personalabteilung und Geschäftsführung entlasten soll. Gleichzeitig behalten Arbeitgeber den Überblick über laufende Kosten, Abzüge und Resturlaub. Die Transparenz steigt, da alle Beteiligten jederzeit auf die relevanten Dokumente zugreifen können.

Die „mitarbeiterbezogenen Dokumente“ stehen Arbeitgebern wahlweise als PDF oder gebündelt als ZIP-Datei zum Download zur Verfügung. Enthalten sind etwa Arbeitszeitnachweise, Stammdatenblätter, Stundenstatistiken sowie Urlaubsübersichten.

Abrechnungsassistent als Helfer bei der Lohnabrechnung

Das Dashboard bietet eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Abrechnungsmonats sowie der Anzahl der abzurechnenden und ausscheidenden Mitarbeiter und unterstützt so die Unternehmensverwaltung. Ein Abrechnungsassistent begleitet den Nutzer Schritt für Schritt bei der Lohnabrechnung.

Sage Payroll bietet eine breite Auswahl an einmaligen oder wiederkehrenden Entgeltarten zusätzlich zum Gehalt oder Stundenlohn, etwa Sonn- und Feiertagszuschläge oder Urlaubsgeld. Neben Prämien und Boni können auch Weihnachts- und Urlaubsgeld erfasst werden. Ebenso lassen sich Sachleistungen wie ein Firmen-Pkw, Kindergartenzuschüsse oder Zuschüsse zur Altersvorsorge unkompliziert abbilden.

Die Abwesenheiten der Mitarbeiter, etwa aufgrund von Urlaub oder Krankheit, können direkt erfasst werden. Zusätzlich lassen sich Zuschläge und Abzüge, wie Nachtzuschläge, Kilometergeld oder Sachbezüge, eintragen. Eine Testabrechnung ermöglicht es, die Eingaben vor der endgültigen Abrechnung zu prüfen und mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen.

Automatisierte Abgabe von Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen

Die benutzerfreundliche Payroll-Software deckt alle Kernfunktionen für eine rechtssichere Lohn- und Gehaltsabrechnung ab. Dazu gehören die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten mit Steuer- und Sozialversicherungsangaben, die automatische Berechnung von Brutto- und Nettogehältern inklusive Abzügen, Freibeträgen und Zuschlägen sowie die Erstellung gesetzeskonformer Gehaltsabrechnungen.

Darüber hinaus übernimmt die Software die automatisierte Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden, erstellt Jahresdokumente wie Lohnsteuerbescheinigungen und unterstützt die Verwaltung von Urlaub, Krankheit und weiteren Abwesenheiten.

Mit jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die melderelevanten Daten automatisch an die zuständigen Stellen übermittelt. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung, die Lohnsteuerbescheinigung, Meldungen an die Sozialversicherungsträger sowie die Beitragsnachweise.

Weiterhin können unabhängig von der monatlichen Abrechnung zusätzliche Meldungen erstellt und elektronisch versendet werden, etwa die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP).

Grundlegende HR-Funktionen an Bord

Ein Online-Mitarbeiterportal für den Abruf von Abrechnungen steht ebenso zur Verfügung wie grundlegende HR-Funktionen. Nicht enthalten sind dagegen tiefgehende HR-Module wie Personalentwicklungs-Tools, Bewerbermanagement-Systeme oder Plattformen für Schulungen und Trainings.

Alle relevanten Eingaben wie Arbeitsstunden, Zuschläge oder Sonderzahlungen lassen sich übersichtlich erfassen, bevor das System die Nettobeträge berechnet. Die resultierenden Lohnabrechnungen können digital an die Mitarbeiter verteilt oder bei Bedarf ausgedruckt werden.

Sage Payroll lässt sich nahtlos mit anderen Lösungen des Herstellers verbinden. So können in Kombination mit Sage Accounting die Buchungsdaten direkt aus der Payroll übernommen werden, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Drei Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang

Sage Payroll wird in drei unterschiedlichen Varianten angeboten, die sich im Preis und im Funktionsumfang unterscheiden: Sage Payroll Essentials, Sage Payroll Standard und Sage Payroll Premium.

In allen drei Payroll-Varianten sind standardmäßig fünf Mitarbeitende enthalten. Der Umfang lässt sich auf bis zu 100 Mitarbeiter erweitern. Für jede weitere Person fällt ein monatlicher Aufpreis an, der je nach Tarif zwischen drei Euro (Sage Payroll Essentials) und sieben Euro (Sage Payroll Premium) pro Monat liegt.

Die Basisversion Sage Payroll Essentials kostet für bis zu fünf Mitarbeiter 20 Euro monatlich zuzüglich Mehrwertsteuer. Sie umfasst die Lohnabrechnung sowie grundlegende Funktionen des HR-Managements. Enthalten sind unter anderem die Erstellung der Lohnabrechnung, ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende mit Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumenten und die automatische Abwicklung aller gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen. Außerdem bietet Payroll Essentials die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, die Abbildung von bis zu drei Abwesenheitsarten, eine Benutzer- und Rechteverwaltung, Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungslösungen, einschließlich DATEV sowie eine Mehrmandantenfähigkeit.

Sage Payroll Standard ist für 30 Euro pro Monat erhältlich und baut auf den Funktionen der Essentials-Version auf. Zusätzlich stehen hier ein personalisiertes Onboarding-Portal, Arbeitszeittabellen mit Überstundenverwaltung, Statusberichte zu Arbeitszeiten, die Möglichkeit zur Erstellung eines Unternehmens-Organigramms sowie automatisierte Genehmigungs-Workflows und -Maßnahmen zur Verfügung. Darüber hinaus können sämtliche Arten von Urlaub und Abwesenheiten verwaltet werden.

Die umfangreichste Variante ist Sage Payroll Premium für 40 Euro netto pro Monat. Sie enthält alle Funktionen der beiden anderen Versionen und ergänzt diese um eine Einsatz- und Schichtplanung sowie die Möglichkeit, Mitarbeiterausgaben über mobile Endgeräte einzureichen und zu genehmigen.

Aktuell erhalten Unternehmen in allen drei Sage Payroll Varianten in den ersten sechs Monaten einen Rabatt von 50 Prozent. Laut Hersteller steht zudem die Möglichkeit zur Verfügung, die Software 30 Tage kostenlos zu testen. Hier entfallen die Kosten im ersten Monat komplett. Die Testversion enthält keine Funktionseinschränkungen, wird allerdings nach 30 Tagen automatisch in ein Abo umgewandelt. Interessenten können auf Wunsch zusätzlich einen kostenlosen Demo-Termin mit den Sage-Experten buchen, um die grundlegenden Funktionen der Software kennenzulernen.

Im Vergleich zu anderen Anbietern auf dem deutschen Markt liegt Sage Payroll preislich im mittleren Segment. Günstigere Lösungen bieten meist nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, während umfangreichere Systeme deutlich höhere Kosten verursachen.

Fazit

Sage Payroll* überzeugt als benutzerfreundliche, cloudbasierte Lösung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Software vereinfacht die Lohnabrechnung erheblich, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine hohe rechtliche Sicherheit. Besonders praktisch ist, dass Mitarbeitende ihre Gehaltsnachweise und andere Dokumente jederzeit über ein Online-Portal abrufen können.

Die Software versteht sich nicht nur als reine Abrechnungslösung, sondern als Kombination aus Payroll- und HR-Tool. Durch die Integration grundlegender HR-Funktionen sowie die Verwaltung von Urlaub und Fehlzeiten bietet Sage Payroll eine kompakte und zugleich vielseitige Lösung, die insbesondere für kleinere Unternehmen recht gut geeignet ist. Ein personalisiertes Onboarding-Portal, Arbeitszeittabellen und eine Überstundenverwaltung stehen ab dem Tarif Sage Payroll Standard, eine Schichtplanung und ein Ausgabenmanagement erst ab Sage Payroll Premium zur Verfügung.

Für größere oder stark spezialisierte Unternehmen kann die Funktionalität in einzelnen HR-Bereichen an ihre Grenzen stoßen, da die Software nicht alle komplexen Anforderungen abdeckt. Dennoch bleibt sie eine solide und zeitsparende Lösung für Unternehmen mit überschaubaren Strukturen. Für die anvisierte Zielgruppe kleinerer und mittlerer Betriebe bietet Sage Payroll somit eine moderne, praxisgerechte Lösung für die Gehaltsabrechnung.

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