immocloud im Test: Immobilienverwaltung für Vermieter und Hausverwalter

Die Verwaltung von Immobilien ist mit zahlreichen organisatorischen und fachlichen Aufgaben verbunden. Dies gilt für private Vermieter mit wenigen Objekten ebenso wie für professionelle Hausverwaltungen mit größeren Beständen. Vor allem, wenn mehrere Wohneinheiten gleichzeitig betreut werden, wird es zunehmend schwieriger, alle Informationen, Termine, Dokumente und Zahlungsströme zu koordinieren. Hier kann eine Hausverwaltungssoftware dabei behilflich sein, die Abläufe zu strukturieren und die Immobilienverwaltung übersichtlich und effektiv zu organisieren.

Das Düsseldorfer Unternehmen immocloud GmbH hat sich seit dem Jahr 2020 auf digitale Lösungen für die Immobilienverwaltung spezialisiert. Nach eigenen Angaben betreut immocloud aktuell rund 17.000 Kunden mit insgesamt etwa 450.000 Wohneinheiten. Mit immocloud* können verschiedene Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse innerhalb einer digitalen Plattform abgewickelt werden. Dazu gehört unter anderem die Erstellung von Abrechnungen sowie die Organisation der Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern. Aufgaben wie die Verwaltung von Mietverträgen, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sowie die digitale Ablage wichtiger Dokumente lassen sich in der Hausverwaltungssoftware zentral zusammenführen. Dadurch können Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und Arbeitsabläufe stärker digitalisiert werden.

Software für Vermieter und Hausverwalter

immocloud richtet sich sowohl an Einzelvermieter mit wenigen Wohneinheiten als auch an kleinere Immobilienverwaltungen, die größere Immobilienbestände betreuen. Im Mittelpunkt stehen Funktionen rund um die Verwaltung von Mietverhältnissen, die Organisation von Objekten sowie verschiedene digitale Werkzeuge für typische Abläufe im Vermietungsalltag.

Bild 1 von 21

immocloud: Die Funktionen in der Übersicht (21 Bilder)

In der Software lassen sich für jede Wohneinheit Mietverhältnisse anlegen und strukturiert dokumentieren. Zu jedem Mietverhältnis können die relevanten Vertragsdaten hinterlegt werden, etwa zur Kaltmiete oder zu vereinbarten Nebenkosten. Auch die laufenden Mietzahlungen können in der Anwendung erfasst werden. immocloud ordnet eingehende Zahlungen automatisch dem jeweiligen Mietverhältnis zu, wodurch sich eine gute Übersicht über alle regelmäßigen Einnahmen und die ausstehenden Beträge ergibt.

Dashboard mit Übersicht über Objekte, Mieteingänge, Vermietungsstatus & Cashflow

Das immocloud-Dashboard zeigt alle Objekte im Überblick und beantwortet unter anderem folgende Fragen: Welche Mieteingänge in welcher Gesamthöhe wurden im laufenden Monat bereits vereinnahmt? Wie viele Wohneinheiten sind vermietet und wie groß ist die Leerstandsquote? Eine Cashflow-Übersicht präsentiert für die letzten zwölf Monate die Mieteinnahmen, die Ausgaben und den verbleibenden Überschuss. Hier werden zudem Nachrichten angezeigt, die entweder an die Mieter gesendet oder von den Mietern empfangen werden.

Unter dem Menüpunkt „Objekte“ sind alle Häuser und Wohnungen aufgelistet. Bei jedem Objekt präsentiert die Übersicht die Anschrift, die Anzahl der Wohneinheiten, die Gesamtfläche, die Kategorie und den aktuellen Status der Mieteinnahmen – also bezahlt oder offener Mietsaldo.

Wählt der Nutzer ein konkretes Objekt aus, sind weitere Details zu sehen, unter anderem Eckdaten wie die Kaltmiete, der durchschnittliche Mietpreis in Euro pro Quadratmeter und die Fläche der einzelnen Wohneinheiten. Die exakte Lage der Objekte wird auf einer Karte von Google Maps eingeblendet.

Übersicht der Mietverhältnisse und Mieterinformationen

Einen schnellen Überblick über Vermietungen und Leerstände erhält der Nutzer in der Übersicht der Mietverhältnisse. Dort sind alle Wohnungen – nach Gebäuden sortiert – übersichtlich aufgeführt. Die Übersicht zeigt, welche Wohneinheiten vermietet, gekündigt, leerstehend oder reserviert sind.

Mit einem Klick auf ein bestimmtes Objekt stehen alle wichtigen Daten zum Mieter zur Verfügung: die Dauer des Mietverhältnisses, die Kaltmiete, die Nebenkosten sowie die Kontaktdaten. Notizen zum jeweiligen Mieter der Wohnung können ebenfalls hinzugefügt werden.

Hier kann der Wohnungsverwalter außerdem neue Mietverträge anlegen, Kündigungen erfassen oder direkt Kontakt mit den Mietern aufnehmen. Verschiedene Such- und Filterfunktionen unterstützen dabei, jederzeit den Überblick über die Mietverhältnisse zu behalten.

Zu jeder Wohneinheit werden in immocloud die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser sowie der Jahresverbrauch festgehalten. Der Verlauf der Zählerstände und des Jahresverbrauchs ist über mehrere Jahre mitsamt dem jeweiligen Ablesedatum einsehbar.

Zentrale Kontaktverwaltung und Mietübersicht

Kontakte verwalten Sie zentral in der Kontaktdatenbank. Alle Kontaktdetails zu einzelnen Mietern sind hier abrufbar, unter anderem E-Mail-Adresse, Telefon und Bankverbindung. Neben den Mietern können auch Daten zu Eigentümern, Dienstleistern oder anderen relevanten Personen angelegt werden. Individuell vergebene Labels helfen dabei, die Kontakte zu filtern und schnell zu finden. Bei Bedarf lassen sich sämtliche Kontaktdaten exportieren und in einer übersichtlichen Excel-Datei weiterverarbeiten.

Die Mietübersicht gibt Aufschluss darüber, welche Mietzahlungen im aktuellen Monat bereits bezahlt und welche noch offen sind. Unter „Weitere Funktionen“ lassen sich Mietzahlungen als bezahlt markieren, anpassen, Umsatz als verloren verbuchen, Barzahlungen erfassen oder Notizen hinzufügen.

Dokumentenverwaltung und Mieterportal

Für die Verwaltung von Unterlagen zu Objekten, Mietern und Mietverhältnissen bietet immocloud einen integrierten Speicherbereich. Einzelne Dateien dürfen zwar maximal 25 Megabyte groß sein, der Gesamtspeicher ist jedoch unbegrenzt.

Dort lassen sich Dokumente wie Hausordnungen, Mietverträge, Tabellen oder Fotos hinterlegen und anschließend den jeweiligen Immobilien zuordnen. Eine klare Struktur schaffen Sie über Such- und Filterfunktionen sowie durch individuell angelegte Ordner. Hochgeladene Unterlagen können Sie den Mietern bequem über das integrierte Mieterportal bereitstellen. Alternativ lassen sich die Dateien auch exportieren und beispielsweise per E-Mail versenden.

Textvorlagen nutzen und bearbeiten

Vorhandene Textvorlagen können bearbeitet oder eigene Vorlagen erstellt werden. Um eine Vorlage in einer Nachricht zu verwenden, wird eine neue Nachricht erstellt und im unteren Bereich auf „+ Vorlage einfügen“ geklickt. Im Bearbeitungsmodus stehen praktische Platzhalter zur Verfügung, die beim Versand automatisch gefüllt werden, sodass individuelle Anschreiben oder mieterspezifische Daten direkt in den Vorlagen genutzt werden können. Die Vorschau-Funktion zeigt vor dem Versand, wie die Nachricht endgültig aussieht.

Zu den möglichen Vorlagen gehören unter anderem Zahlungserinnerungen, Betriebskostenabrechnungen für Gewerbe und Wohnungen mit Erstattungen oder Nachzahlungen, Mietanpassungen aufgrund von Betriebskostenabrechnungen, Einladungen zum Mieterportal sowie Wohnungsübergabeprotokolle.
Es besteht zudem die Möglichkeit, eigenes Briefpapier für Nachrichten zu hinterlegen. Das Briefpapier wird automatisch beim Versand von Briefen oder in der Betriebskostenabrechnung genutzt.

In den Einstellungen sind im Bereich Dokumente außerdem verschiedene Vermietervorlagen hinterlegt. Alle Unterlagen stehen als frei bearbeitbare Word-Dateien zur Verfügung und können individuell angepasst werden. Dazu gehören für Interessenten unter anderem eine Mieterselbstauskunft sowie eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung.

Für Wohnungsübergaben sind Vorlagen wie ein Wohnungsübergabeprotokoll, ein Vorabnahmeprotokoll und eine Wohnungsgeberbestätigung enthalten. Zudem finden sich hier Dokumente rund um den Mietvertrag, etwa eine Kündigungsbestätigung, Vorlagen für Mieterhöhungen bei Index- oder Staffelmiete sowie ein Formular zur Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung.

Mobile Verwaltung und Belegerfassung

Ergänzend stellt immocloud eine mobile App bereit, über die zentrale Kommunikations- und Organisationsaufgaben auch unterwegs genutzt werden können. Über die App lassen sich Informationen zum Immobilienbestand abrufen, Mietzahlungen prüfen oder Kontakte einsehen. Die Anwendung synchronisiert sich mit der Desktop-Version, sodass Änderungen oder neue Einträge auf allen Geräten verfügbar sind.

Nutzer können zudem Belege fotografieren oder Dateien hochladen, um Einnahmen und Ausgaben direkt zu erfassen. Dabei unterstützt eine automatische Texterkennung, die wichtige Daten aus den Dokumenten auslesen kann. Auch bei der Verbuchung von Mietzahlungen bietet die immocloud App Unterstützung, indem sie Banktransaktionen analysiert und mögliche Zuordnungen zu bestehenden Mietverhältnissen vorschlägt.

Zentrale Steuerung von Verwaltungsprozessen

Das Vorgangsmanagement soll die zentrale Steuerung von Prozessen wie Reparaturen, Mieterwechsel oder Abrechnungen ermöglichen. Vorgänge werden in einem Dashboard mit Kennzahlen und Detailangaben dargestellt, für wiederkehrende Abläufe lassen sich Vorlagen erstellen. Funktionen zur Teamkommunikation sowie zur Nachverfolgung von Bearbeitungsständen sind ebenfalls integriert. Da die Funktion erst nach Abschluss unseres Tests online ging, können wir hierzu jedoch keine eigenen Erfahrungswerte liefern.

Vier Tarife für unterschiedliche Verwaltungsgrößen

immocloud ist in vier Tarifen erhältlich, die sich im Preis sowie im Funktionsumfang unterscheiden. Mit immocloud Starter lassen sich bei einer Laufzeit von zwölf Monaten für 9,99 € netto monatlich bis zu fünf Einheiten verwalten. Die Basisversion umfasst zentrale Funktionen wie den DATEV-Export oder das Zählermanagement. Auch digitaler Postversand und digitale Mietverträge sind im kleinen Tarif möglich, jedoch fallen dafür Gebühren an.

immocloud Manager unterstützt wahlweise 15 oder 30 Einheiten und kostet monatlich 15,99 € beziehungsweise 25,99 €. Zusätzlich zu den Funktionen der Starter-Version bietet dieses Paket ein Mieterportal, Direktnachrichten per SMS sowie Dokumenteneingangs-Mails.

immocloud Investor ermöglicht für 39,99 € netto monatlich die Verwaltung von bis zu 50 Wohneinheiten. Für Haus- und Mietverwalter mit mehr als 50 Einheiten steht immocloud Tycoon zur Verfügung. Für dieses Paket können Interessenten ein individuelles Angebot anfordern. Bei 100 Einheiten entstehen monatliche Kosten von 69,99 €, was rund 70 Cent pro Einheit entspricht; bei 1.000 Einheiten fallen monatliche Kosten von 589 € an (knapp 59 Cent pro Einheit). Als Einheiten zählen dabei Wohnungen, Garagen, Stellplätze oder Gewerbeobjekte. Eine feste Grenze an maximal möglichen Einheiten gibt es nicht.

immocloud Tycoon und immocloud Investor können von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet werden. Die Funktion, weitere Benutzer in den Account einzuladen, steht somit erst ab dem Investor-Tarif zur Verfügung und ist besonders für professionelle Verwalter interessant, die einzelne Aufgabenbereiche an externe Dienstleister oder Partnerunternehmen delegieren möchten. Diese erhalten einen eingeschränkten Systemzugang und können damit bestimmte Aufgaben übernehmen – etwa Einheiten verwalten oder Mieter kontaktieren.

Kostenlose Testversion

immocloud kann 45 Tage lang kostenlos getestet werden, ohne dass eine Eingabe von Bankdaten erforderlich ist. Nach Ablauf des Testzeitraums endet die immocloud-Testversion automatisch. Bei der Einrichtung des Testaccounts werden Sie gefragt, ob Sie eine Testdatenbank laden möchten. Wir empfehlen, diese Option zu nutzen. Zwar stehen alle Funktionen auch mit einer leeren Datenbank zur Verfügung, mit den Testdaten erhalten Sie jedoch schneller und umfassender einen Eindruck von den Möglichkeiten der Immobilienverwaltung. Während oder nach der Testphase lassen sich die Testdaten jederzeit wieder löschen.

Um den Einstieg in die Software zu erleichtern, bietet immocloud bereits während der Testphase einen Support per Chat, E-Mail und Telefon an. Zusätzlich stehen FAQs und Erklärvideos zur Verfügung.

Fazit

immocloud* überzeugt als cloudbasierte Hausverwaltungssoftware und eignet sich besonders für kleine und mittlere Verwaltungen, die ihre Wohneinheiten digital und übersichtlich organisieren möchten. Der Einstieg gelingt schnell, da die Bedienoberfläche modern und intuitiv gestaltet ist.

Besonders hervorzuheben ist das integrierte Mieterportal, das eine direkte Kommunikation mit Mietern ermöglicht und Verwaltungsprozesse spürbar vereinfacht. Auch die Finanzübersicht sowie der DATEV-Export überzeugen. Bei riesengroßen Objektbeständen kann die Struktur jedoch etwas unübersichtlich werden. Insgesamt bietet immocloud ein solides Funktionspaket, das einfache Bedienung, effiziente Kommunikation und digitale Organisation miteinander vereint.

* Mit einem Stern markierte Links sind Affiliate-Links, für die wir unter Umständen eine Provision erhalten. Der Kaufpreis erhöht sich dadurch nicht!

Redaktion & Aktualisierung: heise download

Weiterlesen: Hausverwaltungssoftware im Vergleich