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Beitrag von
Dieter Brors
heise Download Content Team

Excel und PowerPoint vollenden

Add-ins für die Tabellenkalkulation und das Präsentationsprogramm

Excel setzt den Standard unter den Tabellenkalkulationen und gilt unter Kennern als Microsofts beste Office-Anwendung. Trotz des enormen Umfangs vermissen Nutzer die eine oder andere Funktion, die insbesondere den Umgang mit dem Schwergewicht erleichtern. Kostenlose Add-ins rüsten nach, was fehlt. Das Präsentationsprogramm PowerPoint lässt sich ebenfalls erweitern.

Dieses Themen-Special zu Microsofts Tabellenkalkulation Excel und zum Präsentationsprogramm PowerPoint ergänzt das Special Word und Outlook aufwerten, das sinnvolle Erweiterungen für die Textverarbeitung und den PIM vorstellt. Die hier vorgestellten Add-ins sind fast ausnahmslos kostenlos erhältlich und arbeiten mit Office ab Version 2000 zusammen – zum Teil bis einschließlich 2007.

Einen Teil der Erweiterungen haben wir bereits im c't special 04/2006 zum Thema MS Office vorgestellt. In diesem Sonderheft finden sich darüber hinaus aktualisierte und erweiterte Versionen von VBA-Lösungen, die auf früheren Veröffentlichungen in c't beruhen und aktualisiert wurden. Sie laufen in Office 2000, XP sowie 2003 und zum größten Teil auch in Office 2007.

Wer von einer früheren Version auf Office 2007 umgestiegen ist und in der neuen Oberfläche mit ihren Ribbons dauernd Funktionen suchen muss, kann sich in Excel und PowerPoint wie auch in Word mit Classic Menu for Office 2007 behelfen, das dem Ribbon die gewohnten Menüs früherer Versionen hinzufügt.

Die ASAP Utilities dürften zu den populärsten Add-ins für Excel gehören. Die kostenlose Makrosammlung blickt auf eine lange Entwicklungsgeschichte zurück und erweitert das Kalkulationsprogramm ab Version 2000 bis einschließlich 2007 um mittlerweile mehr als 300 Tools und Berechnungsformeln, mit denen sich nahezu jede funktionale Lücke schließen lässt. Die Oberfläche des Add-in besteht aus einem einzigen gut strukturierten Menü, das in 18 thematisch gruppierte Untermenüs unterteilt ist. Eines der Highlights ist der Vision-Control-Dialog, mit dem man die Gestaltung aller Arbeitsblätter auf besonders einfache Weise verändern und interaktiv den bestmöglichen Zoomfaktor einstellen kann. Die ASAP Utilities beruhigen die Excel-interne Makrosicherheit nun mit einem amtlich beglaubigten digitalen Zertifikat, welches die Erstinstallation und automatische Updates im Halbjahrestakt beschleunigt.

XLplus erweitert den funktionalen Horizont von Excel um insgesamt 18 Makros, die man als durchweg nützlich bezeichnen muss. Dazu gehört etwa eine Funktion, mit der sich die aktuelle Gestalt und Position der Auswahlmarkierung (die beliebig viele Bereiche umfassen kann) speichern lässt, sodass man sie jederzeit auf andere Arbeitsblätter übertragen und hier die exakt gleichen Zellen selektieren kann. Eine weitere Funktion ermöglicht das Hinzufügen führender Nullen oder beliebiger anderer Zeichen zu allen Zellen der aktuellen Auswahl, womit sich nicht nur Zellwerte, sondern auch Formeln kollektiv und schnell verändern lassen. Über die Funktion "Smart Numbers" kann sich der Anwender seine meistgebrauchten Zahlenformate zusammenstellen, die er dann via Listenfeld jederzeit schnell und bequem abrufen kann. Diverse Navigationshilfen erlauben den gezielten Sprung zur letzten genutzten Zelle innerhalb des Arbeitsblatts, einer Zeile oder einer Spalte. Die vorhandenen Funktionen sind vorbildlich per Online-Hilfe dokumentiert. Trotzdem kostet die professionell gemachte Excel-Erweiterung keinen Cent. Der Hersteller verdient erst bei den so genannten Add-ons Geld, mit denen sich der Funktionsumfang von XLplus beträchtlich erweitern lässt. Das Add-on "Kommentare gestalten" beispielsweise erlaubt die Zuweisung neuer grafischer Formen zu existierenden Kommentaren. Mit dem Add-on "Farbverwaltung" lassen sich die wenigen Farben, die in Excel standardmäßig zum Einsatz kommen, nach Belieben verändern. Diese und viele weitere Add-ons sind in diversen Paketen erhältlich, die jeweils 15 Euro kosten.

Die Excel Weekly Formel-Tools erleichtern den Umgang mit Formeln in Tabellen, laufen aber leider nur in Excel 97 bis 2003, aber nicht in der aktuellen Version 2007. Über das eigene Menü "Formel-Tools" ist es unter anderem möglich, Zellen zu kopieren, ohne dass Excel, wie sonst üblich, die Zellbezüge automatisch anpasst. Nach dem Markieren der Zellen und dem Aufruf des Kopier-Tools erscheint ein Dialog, über den man Zieladresse oder -bereich eingibt oder diese in der Tabelle markiert. Ein weiteres dieser Tools entfernt alle Formeln und ersetzt sie durch die Ergebniswerte, was sich vor allem vor der Weitergabe von Tabellen anbietet, die der Empfänger nur anzeigen, aber nicht bearbeiten soll. Das funktioniert einfacher, als die Zellen mit den internen Excel-Funktionen zu schützen. Auch den Schutz einzelner Zellen kann man mit den Formel-Tools sehr leicht aktivieren.

Wer einen Ausschnitt einer umfangreichen Excel-Tabelle per E-Mail verschicken möchte, muss diesen normalerweise in eine neue Tabelle kopieren und separat abspeichern. Diesen umständlichen Weg erspart der Excel-Mailer, der sich ins Extras-Menü von Excel einklinkt. Fortan genügt es, den gewünschten Bereich oder das Arbeitsblatt zu markieren und das Tool aufzurufen. Es öffnet in Outlook eine neue Nachricht mit dem Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen, die man optional auch als Anhang versenden kann. Man braucht nur noch die E-Mail-Adresse des Empfängers und den Betreff einzugeben. Leider gibt es von dem Add-in noch keine Version, die auch in Excel 2007 läuft.

Das kostenlose und auch in Excel 2007 laufende Add-in Schnellformat Einheiten beschleunigt das Formatieren von Zellen mit benutzerdefinierten Zahlenformaten: Durch Formatzuweisung per Mausklick erspart es den Umweg über die Menüleiste und den Format-Dialog. Die eigene Symbolleiste stellt dazu vier Schaltflächen zur Verfügung, die man mit beliebigen Zahlenformaten, etwa unterschiedlichen Währungen, belegen kann. Ein Klick auf die Schaltfläche überträgt das Format auf die selektierte Zelle. Alle Einstellungen stehen auch nach einem Excel-Neustart weiter zur Verfügung.

Um in Excel Rechnungen oder Einladungslisten zu erstellen, ist es oft notwendig, einzelne Adressen aus den Outlook-Kontakten in eine Tabelle zu übernehmen. Das Makro Outlook-To-Excel erledigt dies bequem über einen Dialog, in dem es alle Adressen aus dem Kontakte-Ordner nach Nachname, Vorname oder Ort zur Übernahme sortiert anbietet. Per Doppelklick auf einen Namen kopiert das Tool den Eintrag samt zugehöriger Adresse in die Tabelle. Über das Kontrollkästchen "In eine Zelle" lässt sich zusätzlich steuern, ob es den gesamten Eintrag in die selektierte Zelle oder jedes Feld in eine eigene Zelle kopieren soll. Die UserForm und das Modul sind ungeschützt, sodass sich Dialog und Quelltext leicht anpassen lassen. Mit der VBA-Entwicklungsumgebung bindet man sie über "Datei/Importieren" in ein Arbeitsblatt oder eine Vorlage ein. Per Alt-F8 steht das kostenlose Tool dann im Makrodialog zur Auswahl. Mittlerweile unterstützt Outlook-To-Excel auch Excel 2007.

Speziell in umfangreichen Tabellen verliert man schnell die Übersicht, falls man etwa immer wieder zwischen den Zellen B3 und AK47 hin- und herspringen muss. Das kostenlose Add-in Position ML vereinfacht die Navigation in Excel bis einschließlich Version 2007, indem es sich bis zu acht strategisch wichtige Positionen merkt, an die man später zurückkehren möchte. Über eine eigene Symbolleiste weist man die aktuelle Zelle einer der acht Schaltflächen zu. Ein Klick darauf beamt den Cursor dann zu dieser Position zurück – auch über Blattgrenzen hinweg.

In Word gibt es ein spezielles Menü "Arbeit", das allerdings standardmäßig versteckt ist und sich über "Ansicht/Symbolleisten/Anpassen" einblenden lässt. Dieses Menü erleichtert es, häufig benutzte Dokumente zu sammeln und ohne Umweg über den Datei-Dialog auf sie zuzugreifen. Der Inhalt dieses Arbeit-Menüs bleibt so lange bestehen, bis man Einträge explizit entfernt. In Excel haben Microsofts Entwickler jedoch kein Pendant dazu vorgesehen. Findet sich eine Tabelle nicht mehr in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien, muss man sie mühsam über den Datei-Dialog auf der Festplatte suchen und laden. Diesen Mangel beseitigt QuickStart für Excel, indem es das Arbeit-Menü von Word in einer eigenen Symbolleiste nachbildet. Arbeitet man an einem Dokument, das man später weiter bearbeiten möchte, klickt man einfach auf die Plus-Schaltfläche. Das kostenlose Add-in, das leider nicht mit Excel 2007 zusammenarbeitet, speichert dann den Dateinamen in der Auswahlliste, die bis zu 20 Einträge aufnimmt. Später genügt ein Klick auf den jeweiligen Dateinamen, um die Tabelle
direkt zu öffnen.

Der kostenlose Bericht-Manager für Excel XP (alias 2002) erweitert das Ansicht-Menü des Kalkulationsprogramms um den Befehl "Report Manager", der in früheren Excel-Versionen standardmäßig vorhanden war, in Excel 2002 aber fehlt. Am ehesten kann man den Bericht-Manager noch als erweiterte Druckfunktion verstehen, mit der sich Arbeitsblätter, Ansichten und Szenarien gemeinsam zu Papier bringen lassen. Von Excel-Spezialisten wird der Befehl vor allem zum Zusammenfassen von Szenarien genutzt, um mehrere Was-wäre-wenn-Planspiele schwarz auf weiß vor Augen zu haben und so besser miteinander vergleichen zu können. Enthält die Arbeitsmappe keine Szenarien oder benutzerdefinierten Ansichten, ergibt der Einsatz des Befehls keinen Sinn. Leider kopiert die Installationsroutine das englischsprachige Tool nicht ins hierzulande vorgesehene "AddIns"-Verzeichnis von Office, sodass man die XLA-Datei manuell dorthin verschieben und anschließend im Add-ins-Manager von Excel über den Menübefehl "Extras/Add-Ins" aktivieren muss.

Das Office-Add SparkMaker übersetzt unanschauliches Zahlenmaterial in informative Minigrafiken, die sich direkt in den Text integrieren lassen. Excel-Charts fallen oft sehr groß aus und werden daher am Rand des Dokuments platziert, wo sie der Rezipient mitunter gar nicht wahrnimmt. Bei Sparkline-Diagrammen ist das anders. Die lassen sich unmittelbar in den Text und Lesefluss integrieren, weil sie selbst keine Diagramme, sondern Text sind. Damit das einen Sinn ergibt, braucht man einen Editor wie SparkMaker und eine Reihe mitgelieferter TrueType-Fonts. Diese SparkFonts enthalten sehr schmale Zeichen, die jedes für sich einen bestimmten Zahlenwert darstellen und aneinandergereiht ein Diagramm ergeben. Der Editor ist für die Abfrage der Zahlen zuständig, rechnet diese in Prozentwerte um und weist ihnen die passenden TrueType-Zeichen zu. Das Ergebnis ist eine beliebig skalierbare Balken-, Punkt- oder Torten-"Grafik", die sich für die textinterne Visualisierung von Aktien- oder Währungskursen, von Temperaturkurven, Niederschlagswerten, Sportresultaten und beliebigen anderen Prozessen oder Ergebnissen eignet. Alternativ lässt sich die Ausgabe einer echten Grafik veranlassen, was die Weitergabe von Dokumenten ohne die SparkFonts erlaubt. Eine Ausgabe als HTML-Ticker ist ebenfalls möglich. Während SparkMaker Basic nur für Excel verfügbar ist, wo die Grafikerzeugung auch per Formel gelingt, arbeitet die Pro-Variante obendrein mit Word und PowerPoint, tut sich mit Word 2007 aber schwer.

CX now! verhilft nüchternen Excel-Zahlen zu einem spektakulären Auftritt. Das Tool setzt beliebige Arbeitsblattbereiche in aufwendig gerenderte 3D-Charts (Kreis-, Linien-, Torten- und Säulendiagramme) um. Für die Visualisierung von Einzelwerten steht ein Anzeigeinstrument im Look eines analogen Manometers bereit. Darüber hinaus fügt CX now! Excel-Tabellen ein interaktives Element hinzu, das sich beispielsweise für Was-wäre-wenn-Szenarien einsetzen lässt. So kann man Zellen mit einem Slider-Control verbinden und deren Werte per Maus verändern, wobei sich alle abhängigen Diagramme umgehend an die veränderte Zahlenbasis anpassen. Die Ergebnisse kann man beispielsweise in eine Macromedia-Flash-Player-Datei (*.swf) oder nach PowerPoint exportieren.

Der Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung generiert eine Mustervorlage, die man zur Eingabe von Daten in eine vollautomatisch angelegte und mit der Vorlage verknüpfte Datenbank verwenden kann. Dabei kann es sich um eine Excel-Arbeitsmappe oder um eine Access-, FoxPro-, dBase- oder Paradox-Datenbank handeln. Das kostenlose Add-in arbeitet ausschließlich mit Excel XP (2002) zusammen, wo es dem Menü "Daten" den Befehl "Template Wizard" hinzufügt. Bei dessen Aufruf erscheint ein komplexer Assistentendialog, den der Anwender in fünf Schritten mit den notwendigen Angaben füttern muss. Dazu zählt unter anderem die Auswahl der Arbeitsmappe, die als Vorlage der Mustervorlage dienen soll, sowie der Zellen für die Dateneingaben. Erstellt der Anwender dann eine neue Arbeitsmappe auf Grundlage der generierten Mustervorlage, überträgt das Add-in alle Werte der festgelegten Eingabezellen automatisch in die Datenbank, wobei der Anwender die Möglichkeit hat, einen neuen Datensatz anzulegen oder den jeweils letzten aktualisieren zu lassen. Genau wie beim Bericht-Manager kopiert die Installationsroutine das englischsprachige Tool nicht ins "AddIns"-Verzeichnis von Office, sodass man auch hier die XLA-Datei manuell verschieben und anschließend über den Add-ins-Manager von Excel aktivieren muss.

Ähnlich wie für Word gibt es mit dem kostenlosen Excel Viewer einen Betrachter, der Arbeitsmappen originalgetreu auf dem Bildschirm anzeigt und druckt. Dabei wertet er auch Formeln aus, nimmt aber keine Eingaben entgegen, sodass er sich nicht in interaktiven Tabellen einsetzen lässt, die vom Benutzer Dateneingaben verlangen. Da der Viewer keine Makros abspielen kann, eignet er sich auch nicht für Tabellen, die in VBA geschriebene Zusatzfunktionen verwenden. Dafür bietet er einen sicheren Schutz vor Makroviren, die sich in Tabellen aus dritter Hand verstecken können. Wer fremde Excel-Tabellen nur betrachten und drucken möchte, ist daher mit dem Excel-Viewer besser bedient als mit dem kompletten Kalkulationsprogramm, auch wenn dieses sowieso auf dem PC installiert ist.

Der kostenlose Microsoft Producer für die PowerPoint-Versionen XP und 2003 ermöglicht die schnelle und komfortable Herstellung effektvoller Multimediapräsentationen, die der Anwender als animierte Web-Show im Firmennetzwerk oder Internet veröffentlichen kann. Dabei besteht die Aufgabe des Anwenders darin, Projektdateien auf einer Zeitachse anzuordnen und diese nach Wunsch mit Übergängen und Effekten zu versehen. Dem Producer-User stehen dafür aber nicht nur Bilder, Videos und Audiodateien zur Verfügung, sondern zusätzlich HTML-Dateien sowie ganze PowerPoint-Präsentationen.

Heutzutage landen die von digitalen Kameras gelieferten Bilder meist als Grafikdateien auf der Festplatte. Das kostenlose Fotoalbum-Add-in für PowerPoint 2000 überführt diese und andere Bilddateien in eine reguläre PowerPoint-Präsentation. Dabei fügt das Tool jedes Bild in eine neue Folie ein, die der Anwender beschriften kann. Zum Bearbeiten der Grafiken stehen grundlegende Werkzeuge zur Verfügung, beispielsweise zur Korrektur von Helligkeit und Kontrast oder zum Drehen der Bildmotive. In PowerPoint XP und 2003 ist das Add-in bereits standardmäßig enthalten.

Wer fremde PowerPoint-Präsentationen auf seinem PC betrachten möchte, dem bietet Microsofts PowerPoint Viewer die höchstmögliche Sicherheit, da er wie auch die Viewer für Word und Excel keine Makros starten kann. Das Utility zeigt die Präsentationen inklusive Animationen im Vollbildmodus an, wobei der Benutzer mit der linken Maustaste oder der Leertaste zur nächsten Folie wechselt. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü, aus dem heraus man eine Folie gezielt auswählen oder die Präsentation drucken kann.

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