In der heutigen Flut von Daten fällt es immer schwerer, relevante Erkenntnisse zu finden. Adobe Acrobat PDF Spaces bieten eine Lösung: Unterstützt durch KI lässt sich damit Wissen strukturieren, analysieren und teilen.
Jeden Tag werden über 400 Millionen Terabyte neuer Daten generiert und mehr als 390 Milliarden E-Mails versandt. Doch die Menge und die ständige Verfügbarkeit von Informationen führt nicht zwangsläufig zu informierten und besseren Entscheidungen – im Gegenteil: Laut Harvard Business Review fühlen sich 38 Prozent der Arbeitnehmer von der Informationsflut überfordert.
Viele suchen deshalb nach Lösungen, um Informationen besser organisieren und analysieren zu können. Programme für das Wissensmanagement wie Confluence, Obsidian oder Notion bieten dafür zahlreiche Funktionen, erfordern allerdings auch viel Einarbeitungszeit und Vorwissen. Außerdem sind sie nur begrenzt für eine interaktive Zusammenarbeit geeignet. KI-gestützte Tools wie Adobe PDF Spaces gehen hier einen wesentlichen Schritt weiter. In einem PDF Space lassen bis zu 100 Dateien, Links und Notizen ablegen und mithilfe von KI-Assistenten sehr einfach durchsuchen. Die KI hilft dabei, relevante Informationen schnell zu finden, Dokumente zusammenzufassen oder zu vergleichen und wesentliche Inhalte als Präsentation oder Podcast aufzubereiten. Anwender können einen PDF Space mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden teilen und so eine interaktive Weitergabe von Informationen ermöglichen.
Wie Unternehmen Adobe PDF Spaces einsetzen können
Die intelligente Bereitstellung, Aufbereitung und Analyse von Informationen in einem PDF Space bieten in zahlreichen Bereichen Vorteile. Hier nur einige Beispiele:
Vertrieb: Produktinformationen, Preislisten, Angebote und Kundenberichte lassen sich in einem PDF Space zusammenfassen, sodass alle Beteiligten einen einheitlichen Überblick über aktuelle Projekte erhalten. Die konsistente Übersicht hilft Vertriebsmitarbeitern dabei, Potenziale schneller zu erkennen und Kunden gezielter ansprechen zu können.
- Marketing: Produktankündigungen, Werbematerialien, Case Studies und andere Marketinginhalte können in einem PDF Space zusammengefasst werden, um zielgerichtet neue Kampagnen und Werbebotschaften zu erstellen.
- Personalabteilung: Onboarding-Unterlagen, Betriebsvereinbarungen, Informationen über Fortbildungsmaßnahmen, die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen und viele weitere Personaldokumente lassen sich über PDF Spaces zugänglich machen. Das entlastet die Personalabteilung von Routineaufgaben und ermöglicht es, jedem Mitarbeiter gezielt die Informationen und die Unterstützung anzubieten, die er oder sie in der aktuellen Situation benötigt.
- Finanzabteilung: Mit Unterstützung der KI-Assistenten in PDF Spaces können Finanzteams sehr schnell Briefings für Vorstände und Investoren erstellen.
- Forschung & Entwicklung: Ingenieure und Wissenschaftler können Studienergebnisse, Fachliteratur und Datenanalysen einfach an einem zentralen Ort ablegen und gemeinsam bearbeiten. Für Kongresse oder interne Briefings lassen sich daraus schnell und einfach Präsentationen oder Podcasts erstellen.
- Reiseplanung: In einem PDF Space lassen sich Dokumente zu Reiserouten, Tickets, Destinationen, Kontakten, Zollbestimmungen und vieles mehr sammeln und interaktiv durchsuchen.
Adobe Acrobat PDF Spaces selbst erleben
Um PDF Spaces selbst erleben zu können, haben wir gemeinsam mit Adobe einen eigenen PDF Space, den „heise Business Service Trusted Workspace Guide“, erstellt. Sie finden dort mehrere PDF-Dokumente mit umfassenden Informationen zu den Bereichen Homeoffice, Remote Work und modernes Arbeiten. Anwender können Themen wie Hardware, Produktivität, Datenschutz oder Sicherheit interaktiv erkunden, mit dem KI-Assistenten chatten und so konkrete Antworten auf ihre Fragen erhalten. Der Guide ersetzt keine fachliche Beratung, ist aber ein guter Einstieg ins Thema und bietet eine erste Orientierung.
Der Space kann einfach durch Klick auf den Link geöffnet werden, eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Beim Start öffnet sich ein zweigeteiltes Fenster. Auf der rechten Seite wird der KI-Assistent angezeigt, mit dem Anwender chatten können. Beispielfragen („Wie kann ich produktiver im Homeoffice arbeiten?“ „Wie richte ich meinen Homeoffice-Arbeitsplatz sinnvoll ein“) erleichtern den Einstieg. Außerdem bietet dieser Bereich die weiterführenden Optionen „Einen PDF Space erstellen“, „Diesen PDF Space freigeben“ und „Mehr erfahren“.
Auf der linken Seite des Bildschirms sind die Inhalte, eine Audio-Zusammenfassung sowie zwei sogenannte „Kreationen“ zu finden – Podcasts zu den Themen „Deep Dive zu Homeoffice Technik und Sicherheit“ sowie den „Highlights Podcast zu Homeoffice Ausstattung“. Bei jedem Podcast wird ein QR-Code eingeblendet, über den man die jeweilige Sendung direkt auf dem Smartphone abspielen kann. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übersicht“ lässt sich das Inhalte-Fenster aus- beziehungsweise wieder einblenden. Ein Klick auf das „Lernen“-Symbol startet eine Einführungstour.
Im KI-Assistenten-Fenster können Anwender die Inhalte interaktiv erkunden. Der Chat ist privat und wird nicht übermittelt, wenn der PDF Space mit anderen Nutzern geteilt wird. Der Assistent beantwortet Fragen umfassend und konkret auf Basis der bereitgestellten Dokumente und schlägt weiterführende Fragen zum Thema vor. Jede Antwort ist mit Quellenangaben hinterlegt, die mit den jeweiligen Textstellen in den Dokumenten verknüpft sind. Klickt der Nutzer auf eine Quellenangabe, so gelangt er direkt zur entsprechenden Stelle im Dokument.
Fazit: Mit Adobe Spaces Wissen organisieren, analysieren und teilen
Angesichts der steigenden Informationsflut wird es immer wichtiger, große Datenmengen schnell und zielgerichtet durchsuchen, interaktiv auswerten und teilen zu können. Mit Adobe PDF Spaces bietet Adobe einen Wissensraum, der KI-gestützt die Analyse, Bearbeitung und Präsentation von Inhalten einfach zugänglich macht. Wie gut das gelingt, darüber kann sich jeder in unserem PDF Space selbst ein Bild machen.
Sie wollen eigene PDF Spaces erstellen? Dann testen Sie jetzt Adobe Acrobat Studio 7 Tage lang kostenlos. Sie wollen mehr erfahren: Hier geht es zur Einführung in PDF Spaces. Hier finden Sie Abo-Optionen und Preise.
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