DocuWare stellte auf der DocuWorld Partner Conference in Berlin das größte Produktupdate der letzten Jahre vor. Über 900 Partner aus 40 Ländern bekamen einen exklusiven Einblick in die anstehenden Produktinnovationen bei DocuWare sowie einen First-Look auf den neuen Client. Und das Beste: Das neue DocuWare beinhaltet DocuWare Aura, den fortschrittlichen KI-Assistenten, der alle Informationen extrahiert und auswertet, die man aus seinen Dokumenten benötigt. In Berlin trafen wir Chief Product & Technology Officer, Michael Bochmann.
Herr Bochmann, 900 ihrer Partner haben sich hier in Berlin versammelt. 21.000 Kunden sind es weltweit. Was ist fĂĽr Sie das Besondere?
Michael Bochmann: Das Wichtigste für uns ist die Leidenschaft. Wir brennen für das, was wir tun. Das merken auch unsere Kunden. Wir folgen unseren Prinzipien: Zuverlässigkeit, Stabilität und vor allem Vertrauen. An der Art, wie wir mit unseren Partnern interagieren, merkt man, dass dieses Vertrauensverhältnis beidseitig existiert. Wir sind in einem neuen Zeitalter angekommen – im Zeitalter von KI. Dieser Situation müssen wir uns stellen.
Aber 900 Partner und 21.000 Kunden bedeuten doch eine Vielzahl verschiedener WĂĽnsche und rechtlicher Voraussetzungen. Wie bekommen Sie das unter einen Hut?
Michael Bochmann: Das stellt eine große Herausforderung dar. Wir haben uns von einem klassischen deutschen Software-Hersteller zu einem globalen Konzern entwickelt. Alles, was wir tun, müssen wir weltweit denken. Das steigert die Komplexität erheblich. Wir müssen genau hinhören und verstehen, was der Kern ist und welches Problem eigentlich gelöst werden soll. Dann finden wir eine Lösung.
Sie haben mit Natif.aI ein Start-up für KI-Integration gekauft. Wäre es nicht einfacher, ein wenig Gemini, eine Portion Copilot und ChatGPT zu kombinieren?
Michael Bochmann: Das Interessante an der KI-Revolution ist ihre Geschwindigkeit. Darum muss man genau den richtigen Zug finden, in den man einsteigt. Da hilft uns die Expertise und die Nähe von Natif zum Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz in Saarbrücken. Wir sind nah am Geschehen und können diese Technologie wirklich begreifen. Neben dem Hype finden wir genau die Dinge heraus, die auch Wert bringen. Jemand ist auf die Nutzungsbedingungen von Microsoft Copilot aufmerksam geworden. Da steht: „dient ausschließlich zu Unterhaltungszwecken“. Das ist nicht das, was unsere Kunden hören wollen – am Ende geht es um den Business-Wert.
Sie haben auf der Bühne gesagt, dass wir alle regelmäßig unsere Updates machen. Wenn ein neues iOS oder ein neues Android kommt, sind wir alle ganz flink dabei. Doch bei DocuWare scheint das anders zu sein.
Michael Bochmann: Genau. Wir haben uns im Vorfeld die Statistiken zu unseren On-Premise-Installationen angesehen. Ernüchternd genug: 17 Prozent unserer Kunden installieren die neueste Version innerhalb der ersten zwölf Monate – gegenüber 82 Prozent, die wir im Mobile-Device-Bereich sehen. Das hat uns zum Nachdenken gebracht: Warum ist das so? Die Schlüsselantwort scheint zu sein, dass wir sehr ehrlich und offen mit uns selbst sein müssen: Es fehlt an Anreizen, die Kunden zur Installation der neuesten Version bewegen.
Im Gegensatz zum Smartphone mit dem Betriebssystem.
Michael Bochmann: Exakt. Beim Smartphone gilt das als typischer Weg: Einmal am Tag aktualisiere ich meine Apps. Wenn ein neues Update kommt, erscheint das sehr prominent. Ich stelle es auch gar nicht infrage. Ich weiß, es ist besser, ich sollte es tun, es erhöht die Sicherheit. Da habe ich einen gewissen internen Automatismus. Bei anderer Business-Software – und das betrifft nicht nur uns – sehen wir, wie wenig Unternehmen das Up-to-date bleiben-Thema wirklich ernst nehmen. Wir als Software-Hersteller müssen uns die Frage stellen, warum das so ist. Vor allem müssen wir es ändern.
Fahren Sie jetzt zwei oder drei Schritte vorneweg?
Michael Bochmann: Wir als Software-Hersteller müssen selbstverständlich immer zwei Schritte voraus sein. Das stellt eine Herausforderung für unsere Entwicklungsteams und Produktmanager dar. Wir müssen vorangehen, den Trend der Zukunft erkennen und liefern. Andererseits ist das, was Sie ansprechen, ein reales Problem. Wir sehen es nicht nur in unserer Branche: Unternehmen halten viel zu lange an alter Software fest. Gerade heute, wo durch KI das Thema IT-Sicherheit immer kritischer ist, spielt es eine entscheidende Rolle, auf dem neuesten Stand zu sein. Bei der Statistik muss man verstehen, dass etwa 70 Prozent unserer Kunden Cloud-Kunden sind. Sie profitieren daher automatisch von der neuesten Technologie. Es geht eher um die Kunden, die sich für die selbst gehostete Variante entscheiden. Trotzdem ist die Zahl nicht gut. Ganz selbstkritisch betrachtet haben viele Kunden in den letzten Jahren einfach den Wert nicht gesehen. Wir haben uns lange mit dem Thema Stabilität beschäftigt und wollten ein robustes System liefern. Da bleiben Innovationen ein Stück weit auf der Strecke. Dieses Jahr haben wir aber ein deutliches Zeichen gesetzt, dass wir viel Innovationspotenzial haben und auch liefern können.
Sie haben gesagt: „Es ist nicht nur ein Facelift, es ist eine Evolution.“ Was steckt dahinter?
Michael Bochmann: Wir sehen am Software-Markt häufig, dass neue Produkte am Ende oft nur alter Wein in neuen Schläuchen sind. Anders bei uns: Wir haben uns wirklich intensiv damit auseinandergesetzt, was unsere Kunden brauchen, was ihnen besonders wichtig ist und wodurch eigentlich der Wert entsteht. Wir haben die Dinge beibehalten, die schon gut funktionieren. Wo Raum für echte Verbesserungen war, haben wir nachgelegt.
Können Sie dafür ein Beispiel nennen?
Michael Bochmann: In unserer Software gibt es die beiden Themen Clipping und Stapling – also Heften und Klammern. Die DocuWare-Fans unter uns kennen das Thema, aber es gibt kaum jemanden, der mir den Unterschied erklären kann. Das zeigt schon das Problem an dieser Funktionalität. Darum haben wir uns überlegt: Was will der Kunde am Ende eigentlich tun? Was ist der Wert? Es geht darum, dass ich an existierende Dokumente nachträglich weitere Informationen anheften kann.
Das kommt in der Praxis häufig vor.
Michael Bochmann: Exakt – und zwar nicht immer nur am Ende. Vielleicht möchte ich auch zwischendrin eine Seite einfügen. Vielleicht habe ich versehentlich zwei Dinge zusammengefügt, die gar nicht zusammengehören, und möchte das ändern. Ich will die Reihenfolge tauschen – Dinge, die man heute aus anderen Software-Bereichen kennt. Genau diese Idee haben wir aufgegriffen und als Verbesserung ins Produkt gebracht. Am Ende ist das Ergebnis zwar vergleichbar mit dem, was es vorher gab. Aber der Weg ist nun komplett anders – viel einfacher und auch viel besser zu verstehen.
In der Präsentation sagten Sie: „Hey, wir haben jetzt einen mobilen Begleiter, brandneu.“
Michael Bochmann: Das Thema mobiles Arbeiten beziehungsweise Mobile Devices ist relativ stark durch die jüngere Generation geprägt. Ich glaube, jeder unter 30 arbeitet primär mit seinem Mobile Device und lebt damit. Für diese Generation brauchen wir Antworten. Wir wollen den beschränkten Bildschirmgrößen und allen Besonderheiten dieser Geräte gerecht werden. Sie haben nicht nur Nachteile, sondern auch viele Vorteile bei der Usability. Sonst hätten wir nicht so eine Erfolgsgeschichte des Smartphones erlebt. Deswegen haben wir uns damit beschäftigt, was das Besondere an diesen Geräten ist. Wir wollen ein sehr konsistentes Benutzererlebnis schaffen: One experience on any device. Unser Web-Client ist responsive und passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an.
Deswegen frage ich nach. Das war ja schon da.
Michael Bochmann: Genau. Ein Beispiel ist die mobile Belegerfassung. Ich sitze abends im Restaurant, habe vielleicht einen Geschäftspartner eingeladen. Jetzt muss ich für meine Spesenabrechnung den Quittungszettel einscannen. Den packe ich nicht in meine Hosentasche und hoffe, dass er den Abend übersteht. Ich nehme lieber mein Smartphone und fotografiere ihn ab – erledigt! Ich verwandle mein mobiles Gerät somit in einen vollwertigen Scanner. Das kann dieses Gerät besonders gut. Genau das sollte in einer dedizierten Mobile-App im Vordergrund stehen: die Use Cases, in denen das mobile Gerät seine volle Power ausspielen kann.
Wenn jemand zuhört, denkt diese Person vielleicht: Das hatten andere schon vor drei Jahren.
Michael Bochmann: Wir haben in den letzten Jahren vor allem Wert auf Stabilität und Verlässlichkeit gelegt. Dadurch kam es an einigen Stellen zu einem Innovationsstau. Wichtig für uns ist, dass wir uns auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit fokussieren. Für uns zählt das Gesamtpaket. Eine Mobile-Companion-App allein bringt mir nichts, wenn der Rest der Experience nicht gut ist. Deswegen haben wir versucht, die Dinge so zusammenzubringen, dass am Ende ein rundes Paket entsteht, das wie aus einem Guss wirkt. Egal, ob es um das Thema intelligente Dokumentenerfassung geht, die nahtlos Ende-zu-Ende in unser Produkt integriert ist, oder um die E-Rechnung oder um Mobile Companion – all das zusammen spielt die volle Power von DocuWare aus. Was der Kunde am Ende möchte, ist eine Unified Experience. Genau die liefern wir jetzt mit der neuen DocuWare Generation.
Lisa ist der Pubertät entwachsen und hat einen neuen Namen bekommen. Was steckt dahinter?
Michael Bochmann: Aus dem Prototyp Lisa haben wir Aura entwickelt – eine komplett neue AI-Suite mit einem neuen Sucherlebnis, bei dem ich mit natürlicher Sprache nach Informationen suchen kann. Das Problem am klassischen Dokumentenmanagement war: Ich muss aktiv wissen, wonach ich suche. Ich suche anhand von Metadaten, finde die Dokumente und muss mit meiner menschlichen Intelligenz diese Informationen auswerten. Mit Aura stelle ich eine gezielte Frage und erhalte eine konkrete Antwort.
Wir könnten Aura zum Beispiel fragen: „Wo finde ich den Beleg vom 27. Februar?“
Michael Bochmann: Ja, aber nicht nur das. Man kann fragen: „Wann bin ich das letzte Mal mit der Bahn gefahren? Und war das teurer oder günstiger als die Fahrten davor?“ Aura vergleicht Dokumente, fasst zusammen, zieht Rückschlüsse, führt Analysen durch und erstellt Vorlagen für E-Mail-Antworten. Es handelt sich um meinen persönlichen Assistenten, der mir hilft, meine wertvollen Unternehmensinformationen, die geschützt und sicher in unserem System liegen, effizient zu nutzen.
Ist das Ihr Ansatz, einen zusätzlichen Mehrwert zu schaffen und dabei den Schutz weiterhin ernst zu nehmen?
Michael Bochmann: DocuWare hat schon immer ein hohes Ansehen genossen, weil wir Datenschutz sehr ernst nehmen. Datensouveränität ist gerade in Europa zentral. Wir haben nicht einfach irgendeine externe KI angebunden – wir haben sie sicher in unsere Umgebung integriert. Wir können unseren Kunden das Versprechen geben: Wir passen auf Ihre Daten auf, sie sind bei uns sicher und geschützt.
Und ich trainiere quasi mein Programm mit meinen eigenen Daten?
Michael Bochmann: Exakt.
Gen AI Zero Shot Extraction haben Sie es genannt, aber die Einführung hat ja ganz schön lange gedauert. Warum?
Michael Bochmann: Wir haben durch Natif.ai ein starkes Dokumenten-KI-Modell. Es gehört uns, läuft auf deutschen Servern und liefert eine hohe Datengenauigkeit, benötigt jedoch lange Trainingszeiten. Wir wollten nicht einfach irgendein Ergebnis liefern, sondern präzise Informationen extrahieren. Denn im besten Fall laufen Automatisierungsprozesse dahinter, bei denen auch unternehmenskritische Entscheidungen getroffen werden. Jetzt haben wir einen Durchbruch erzielt und können beide Dinge verbinden: die Einfachheit der Chat Experience mit unserem Dokumenten-KI-Modell, um die nötige Präzision zu erreichen. Was uns unterscheidet: Bei ChatGPT bekomme ich ein Ergebnis. Wenn das nicht stimmt, habe ich keine Chance, es zu korrigieren. Mit unserem Produkt kann ich die Ergebnisse korrigieren, und das System lernt aus meinem Feedback. Das ist einzigartig.
Die Ergebnisse werden dadurch also besser. Aber wie genau sind sie?
Michael Bochmann: Die Qualität der Extraktion hängt vom Kontext der Information ab. Wir haben das Master-Data-Matching eingeführt. Mit dieser Technik kann ich die Extraktionsergebnisse mit externen Datenquellen aus ERP, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem abgleichen. So kann ich auch Daten ergänzen, die gar nicht in dem Dokument stehen. Damit kommen wir nahe an hundert Prozent.
Sie sind weltweit unterwegs. Frankreich unterscheidet sich von Polen, Italien von Dänemark. Wie bekommen Sie das unter einen Hut?
Michael Bochmann: Wir legen großen Wert darauf, alle rechtlichen Anforderungen zu kennen und entsprechende Lösungen anzubieten. Wir verfügen über zahlreiche lokale Zertifizierungen. Die E-Rechnung ist ein Beispiel. Die EU hat versucht, damit eine Vereinheitlichung zu schaffen, am Ende geschah aber das Gegenteil: Jedes Land setzt sie unterschiedlich um. Wir sind weltweit regional vertreten, haben Landesgesellschaften und ein starkes Partnernetzwerk. So bekommen wir mit, was im Gesetzestext steht und wie das in der Praxis gelebt wird.
Ab wann können Kunden diese Lösung einsetzen?
Michael Bochmann: Ich glaube, damit hat heute niemand gerechnet, als ich gesagt habe: „Ab jetzt.“ Tatsächlich liefern wir alle Neuerungen ab heute. Ab nächster Woche geben wir es unseren Partnern in die Hand und starten die Early-Access-Phase. Im Herbst 2026 ist das dann für alle Kunden verfügbar.
Das ausführliche Interview mit Michael Bochmann können Sie hier hören.
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