OneNote: Anleitung für effizientes Arbeiten

OneNote ist Ihre digitale Alternative zu Hefterstapel, gebundenen Kalendern und Zettelwirtschaft. Im Funktionsumfang sind neben der Implementierung von E-Mails, Webseiten und Videos auch Skizzen oder handgeschriebene Notizen enthalten. Ihr digitales Notizbuch können Sie in der Cloud speichern oder direkt mit Bekannten oder Kollegen teilen, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. OneNote ist Teil des Software-Pakets von Microsoft Office. Das Programm ist als App verfügbar und kann kostenlos heruntergeladen werden. Die Vollversion ist kostenpflichtig.

Tipp: Hier erklären wir Ihnen, wie Sie OneNote auf Ihrem Rechner einrichten.

Seiteneigenschaften anpassen

Ähnlich der analogen Notizbücher können Sie für die Seiten Ihres OneNote-Notizbücher unterschiedliche Voreinstellung, wie beispielsweise Ränder, Linien oder Kästchen und Farben, treffen. So müssen Sie für Ihre handschriftlichen Notizen nicht auf liniertes Papier verzichten. Eine neu erstellte Seite in OneNote ist grundsätzlich weiß und hat keine festen Begrenzungen. Dies kann für Informationssammlungen und Übersichten praktisch sein, doch sobald es ans Ausdrucken geht, kann es schwierig werden.

Um das Papierformat Ihrer OneNote-Seiten einzustellen, wählen Sie die Registrierkarte "Ansicht" und dann das Symbol mit dem Titel "Papierformat".

Hier können Sie nun Standardgrößen wie DIN A4 oder Postkarte auswählen oder mit "Benutzerdefiniert" selbst festlegen. Die Spalte "Papierformat" können Sie anschließend geöffnet lassen oder mit dem Kreuz-Symbol oben rechts schließen.

Um Linien, Kästchen oder Farben für Ihre Seite einzustellen, bleiben Sie in der Registrierkarte "Ansicht" und gehen auf das Symbol mit der Beschriftung "Hilfslinien". Zusätzlich zu den Linien selbst können Sie unter "Linienfarbe Lineal" noch die Färbung der Linien bestimmen.

Die Änderung der Papierfarbe befindet sich unter "Ansicht" direkt nebenan und ist mit "Seitenfarbe" beschriftet.

Abschnittsgruppen erstellen

Mithilfe der sogenannten Abschnittsgruppen ist es innerhalb von OneNote möglich, eine komplexere Ordnerstruktur abzubilden. Wenn Sie zu viele Abschnitte erstellt haben, können Sie diese zusammenfassen und Ihr Notizbuch so übersichtlicher gestalten.

Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Notizbücher synchonisieren

OneNote ermöglicht die Bearbeitung Ihrer Inhalte über mehrere Geräte hinweg - sowohl als Desktopprogramm als auch als App. Dabei werden alle Änderung automatisch synchronisiert, sodass Sie immer die aktuellste Version vorliegen haben.

Dass eine automatische Synchronisierung läuft, erkennen Sie an dem grünen Ladesymbol in der linken unteren Ecke Ihres Notizbuch-Icons. Wenn alle Änderung online gesichert sind, verschwindet es wieder. Neben der automatischen Sicherung können Sie auch eine "Zwangs-Synchronisierung" durchführen, um wirklich sicher zu gehen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch und dann auf "Dieses Notizbuch jetzt synchroniseren". Oder drücken Sie die Tastenkombination [Shift] + [F9].

Außerdem können Sie durch einen Rechtsklick in Ihr Notzibuch und die Auswahl "Notizbuch-Synchonisierungsstaus" den Stand aller Notizbücher abrufen und bei Bedarf alle synchronsieren.

Kennwortschutz

Neben der Möglichkeit, Ihre Notizbücher freizugeben, können Sie außerdem bestimmte Inhalte mit einem Kennwort schützen. So können Sie trotz Freigabe die Sichtbarkeit für weitere Nutzer oder Mitarbeiter einschränken. Hierbei ist es allerdings nur möglich, den Zugriff für ganze Abschnitte und nicht nur einzelne Seiten zu regeln.

Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Kurzanleitung: Erstellen von Abschnittsgruppen

1. Klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste in Ihr Notizbuch und anschließend auf "Neue Abschnittsgruppe".
2. Über einen Rechtsklick auf die neue Abschnittsgruppe können Sie diese "Umbennen".
3. Ziehen Sie abschließend alle Abschnitte, die Sie dieser Gruppe zuordnen möchten, per Drag'n'Drop hinein.

Kurzanleitung: Kennwortschutz

1. Rechtsklick auf den Abschnitt, den Sie schützen möchten. "Diesen Abschnitt durch Kennwort schützen" auswählen. Daraufhin öffnet sich die Spalte "Kennwortschutz".
2. Klicken Sie nun auf "Kennwort festlegen".
3. Abschließend folgt die doppelte Eingabe Ihres Passworts. Schließen Sie das Fenster mit "Ok". Ihr Abschnitt ist nun passwortgeschützt.