In Microsoft Outlook können Sie ganz einfach eine Signatur erstellen und zu Ihren E-Mails hinzufügen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Eine E-Mail-Signatur ist ein Abschnitt am Ende einer Mail, in dem weiterführende Informationen über den Absender aufgeführt werden. Insbesondere im geschäftlichen Umfeld sind E-Mail-Signaturen eine Pflichtangabe. Sie erleichtern die Kontaktaufnahme über andere Kommunikationskanäle und ermöglichen eine Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Outlook ermöglicht es Ihnen, eine oder auch mehrere persönliche Signaturen zu erstellen, die Sie bei Bedarf Ihren E-Mails hinzufügen können. Dabei kann die Outlook-Signatur nur aus Text bestehen, oder auch ein Logo enthalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Signatur in Outlook erstellen oder ändern und wie Sie Bilder und Logos zu Ihrer Signatur hinzufügen.
Öffnen Sie zuerst mit den Button "Neue E-Mail" eine neue E-Mail.
2. Schritt:
Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Punkt "Signaturen" aus. Klicken Sie im Anschluss auf "Signaturen...".
3. Schritt:
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie unter dem Feld "Signatur zum Bearbeiten auswählen" auf "Neu", um eine neue Signatur anzulegen. So können Sie auch eine bereits bestehende Signatur ändern.
4. Schritt:
Jetzt können Sie einen Namen zu Ihrer Signatur eingeben. So können Sie verschiedene Signaturen, die Sie möglichweise verwenden, voneinander unterscheiden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
5. Schritt:
Nachdem Sie Ihre neue Signatur benannt haben, können Sie die eigentliche Signatur nun in dem Feld "Signatur bearbeiten" verfassen. In diesem Feld ist es auch möglich, eine bereits vorhandene Signatur nachträglich zu verändern. Zusätzlich können Sie Schriftart, Schriftfarbe, Größe sowie Ausrichtung anpassen. Wiederholen Sie die Schritte drei bis fünf, um weitere Signaturen zu erstellen.
6. Schritt:
In dem Bereich "Standardsignaturen auswählen" können Sie mehrere Funktionen für Ihre Outlook-Signatur festlegen. Zum einen können Sie in dem Feld "E-Mail-Konto" einstellen, zu welcher E-Mail-Adresse die Signatur standardmäßig zugeordnet werden soll. Zum anderen können Sie mit dem Feld "Neue Nachrichten" bestimmen, welche Ihrer Signaturen automatisch einer neuen E-Mail hinzugefügt wird. Darüber hinaus können Sie unter "Antworten/Weiterleiten" festlegen, ob auch Nachrichten, die Sie beantworten oder an eine dritte Person weiterleiten, automatisch eine Signatur erhalten sollen. Abschließend speichern Sie Ihre Auswahl mit "OK".
7. Schritt:
Falls Sie im vorherigen Schritt nicht ausgewählt haben, dass Ihre Signatur einer neuen E-Mail automatisch hinzugefügt wird, müssen Sie die Signatur manuell einfügen. Dazu öffnen Sie, wie im ersten Schritt beschrieben, eine neue E-Mail. Klicken Sie dann im oberen Menü auf "Signaturen" und wählen Sie den Namen Ihrer Signatur aus. Die Outlook-Signatur wird anschließend automatisch in Ihre E-Mail eingefügt.
Einfügen eines Logos oder Bildes in die Signatur
Besonders im geschäftlichem Umfeld wird gerne zur E-Mail-Signatur das Firmen-Logo hinzugefügt - wir zeigen, wie das mit Outlook geht. Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.
1. Schritt:
Öffnen Sie zuerst mit den Button "Neue E-Mail" eine neue E-Mail.
2. Schritt:
Wählen Sie in der oberen Menüleiste den Punkt "Signaturen" aus. Klicken Sie im Anschluss auf "Signaturen...".
3. Schritt:
Wählen Sie in dem Feld "Signaturen zum Bearbeiten auswählen" diejenige Signatur aus, zu der Sie ein Bild oder Logo hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Bild-Symbol auf der rechten Seite und wählen die entsprechende Bilddatei aus.
4. Schritt:
Zum Ändern der Bildgröße klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Bild. Es öffnet sich eine neue Registerkarte. Hier wählen Sie den Menüpunkt "Bild..." aus.
5. Schritt:
In einem neuen Fenster können Sie unter "Skalieren" die Größe des Logos verändern. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen "Seitenverhältnis sperren", damit die Proportionen des Logos beibehalten werden. Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK".
6. Schritt:
Zum Abschluss speichern Sie alle Änderungen mit "OK".
Kurzanleitung: Erstellen, ändern und hinzufügen einer Signatur mit Outlook - so geht's
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Klicken Sie auf "Signaturen“ > "Signaturen…“.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie in diesem auf "Neu" und geben Sie den Namen Ihrer neuen Signatur ein. Bestätigen Sie mit "OK".
Verfassen Sie die eigentliche Signatur in dem Feld "Signatur bearbeiten". Auch eine bestehende Signatur können Sie über dieses Feld ändern.
Legen Sie in dem Bereich "Standardsignaturen" fest, ob und wie Ihre Signatur automatisch einer E-Mail hinzugefügt werden soll.
Kurzanleitung: Einfügen eines Logos oder Bildes in die Signatur
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Klicken Sie auf "Signaturen“ > "Signaturen…“.
Wählen Sie in dem neuen Fenster diejenige Signatur aus, zu der Sie ein Bild oder Logo hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Bild-Symbol und wählen eine Bilddatei aus.
Zum Ändern der Bildgröße klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild > "Bild…“ > "Größe“ > unter "Skalieren“ die Größe anpassen > mit "OK bestätigen.
