Apples Textverarbeitung Pages ist mit den Jahren zu einer effektiven Alternative zu Word herangewachsen. Auch Inhaltsverzeichnisse sind kein Problem.
Als der Autor dieses Artikels vor über 12 Jahren seine Diplomarbeit am Mac schrieb, gab es zwar schon Apple Pages in Form der iWork-Suite. Allerdings konnte die Textverarbeitung wenig bis gar nichts: Inhaltsverzeichnisse und Fußnoten waren, wenn überhaupt, nur sehr schwierig umzusetzen. Und Microsoft Word tat bei dem 150-Seiten-Dokument das, was Word immer tut: Das Layout zerschießen. Heute ist vieles besser geworden: Pages ist mit den Jahren gereift und durchaus eine Alternative für professionelle Arbeit. Inhaltsverzeichnisse sind dafür das A und O.
Inhaltsverzeichnis in Apple Pages anlegen: So geht’s
Um ein Inhaltsverzeichnis in Apple Pages anzulegen, müssen Sie Ihr Dokument zunächst formatieren. Dazu sind die Absatzstile geeignet, die in jedem Dokument rechts eingeblendet werden:
1. Schritt:
Schreiben Sie einen Text mit mehreren Kapiteln, den Sie mit einem Inhaltsverzeichnis versehen möchten. Um mit einem Testdokument zu üben, können Sie auch einfach Blindtext verwenden. Einen Blindtext-Generator finden Sie zum Beispiel unter http://www.loremipsum.de.
2. Schritt:
Blenden Sie als nächstes die Seitenzahlen ein. Das ist nicht zwingend notwendig, ist bei einem längeren Dokument mit Inhaltsverzeichnis aber natürlich sinnvoll. Fahren Sie dazu mit der Maus unten in der Fußzeile des Dokuments: Dort werden drei Felder eingeblendet. Hier können Sie mit einem Klick auf „Seitenzahl einfügen“ die Art der Einblendung wählen, etwa „X von Y“. Formatieren können Sie diese Seitenzahl mit den Formatierungswerkzeugen von Pages. Die Seitenzahlen setzt Pages automatisch.
3. Schritt:
Fügen Sie jetzt ganz am Anfang des Dokuments einen Seitenumbruch ein, um eine leere Seite vor dem eigentlichen Dokument anzulegen. Dazu klicken Sie vor den allerersten Buchstaben des Dokuments und wählen im Menü "Einfügen" > "Seitenumbruch".
4. Schritt:
Formatieren Sie jetzt alle Überschriften mit einem Absatzstil. Das ist nötig, damit Pages alle Überschriften gleich behandelt und automatisch erkennt. Markieren Sie dazu die Überschrift und setzen Sie als Stil zum Beispiel „Überschrift“. Wiederholen Sie das bei allen anderen Überschriften im Dokument. Sie können auch „Unterüberschriften“ definieren oder ähnliches.
5. Schritt:
Klicken Sie jetzt auf die neue leere Seite am Anfang und wählen Sie im Pages-Menü "Einfügen" > "Inhaltsverzeichnis" > "Dokument". Daraufhin wird am Anfang des Dokuments ein Inhaltsverzeichnis angelegt. Je nach Geschwindigkeit des Rechners und Größe des Dokuments kann das einige Sekunden dauern. Das Inhaltsverzeichnis pflegt automatisch alle per Absatzstil formatierten Überschriften ein. Wenn Sie noch etwas zu ihrem Dokument dazu schreiben, sodass die Seite umbricht, aktualisiert es sich automatisch.
6. Schritt:
Das Inhaltsverzeichnis ist jetzt angelegt. Wenn Sie es anklicken, erhalten Sie eine Übersicht der darin enthaltenen Absatzstile. Auf diese Weise können Sie gezielt Elemente in Ihrem Inhaltsverzeichnis einbinden oder ausklammern: Setzen Sie dafür einfach einen Haken im Stil-Feld rechts. Gleichzeitig können Sie bestimmte Absatzstile ins Inhaltsverzeichnis ziehen. Um Überschriften hinzuzufügen, müssen Sie sie nur in einem der angehakten Stile formatieren.
7. Schritt:
Nun können Sie das Inhaltsverzeichnis noch verschönern. Um zum Beispiel Unter-Überschriften einzurücken, müssen Sie zunächst das „Lineal“ im Dokument anzeigen: Klicken Sie dazu in der Menüzeile auf "Darstellung" > "Lineal einblenden".
8. Schritt:
Wählen Sie jetzt einen der Einträge mit dem gewünschten Absatzstil, etwa bei Unterpunkten wie „3a“ die „Überschrift 2“. Daraufhin werden alle mit diesem Absatzstil versehenen Elemente hervorgehoben. Schieben Sie den blauen Pfeil im Lineal jetzt einfach ein wenig nach rechts.
9. Schritt:
Um den Text zu formatieren, wählen Sie jetzt oben rechts im Fenster den Reiter „Text“ und setzen die Formatierung, die Sie haben möchten. Klicken Sie danach einen anderen Absatzstil an und wiederholen Sie die Schritte 8 und 9, um das Verzeichnis hübsch zu formatieren.
10. Schritt:
Sie können natürlich auch die Absatzstile im Text selbst verändern. Markieren Sie dazu eine mit einem Absatzstil versehene Überschrift und ändern Sie den Schriftstil, wie er Ihnen gefällt.
11. Schritt:
Anschließend zeigt Pages oben rechts den Absatzstil mit einem Sternchen (*) an, was bedeutet, dass der Stil verändert wurde. Klicken Sie jetzt auf „Aktualisieren“, um alle Überschriften des Absatzstils automatisch an die neue Einstellung anzupassen. Diesen Schritt können Sie mit beliebigen Absatzstilen wiederholen. Wenn Sie zum Beispiel ein Stück Fließtext mit dem Absatzstil „Text“ formatieren und danach auf „Aktualisieren“ klicken, wird der gesamte Fließtext des Dokuments neu formatiert.
Pages-Inhaltsverzeichnis ohne Seitenzahl setzen
Inhaltsverzeichnisse haben üblicherweise keine eigenen Seitenzahlen beziehungsweise besitzen eine eigene Nummerierung. Wenn das Verzeichnis vorangestellt wird, müssen Sie noch dafür sorgen, dass das Dokument in zwei Abschnitte unterteilt wird: Inhaltsverzeichnis-Seiten und „reguläre“ Seiten. Das ist mit wenigen Klicks erledigt:
1. Schritt:
Entfernen Sie zunächst die Seitenzahlen, indem Sie eine anklicken und danach löschen. Wählen Sie dann rechts „Dokument“ und anschließend den Reiter „Abschnitt“. Entfernen Sie, sofern Sie diese Funktion nicht brauchen, die Haken bei „Kopf- & Fußzeile“.
2. Schritt:
Setzen Sie nun den Cursor auf den ersten Buchstaben Ihres Textes. Wählen Sie anschließend rechts in der Leiste "Neuen Abschnitt erstellen" > "ab dieser Seite".
3. Schritt:
Zunächst passiert nichts, das Resultat sehen Sie erst, wenn Sie unten auf der ersten Textseite die Seitenzahl setzen: Die Nummerierung beginnt ab der Seite, auf der Sie den Abschnitt markiert haben. Dem Inhaltsverzeichnis können Sie nun gegebenenfalls eine eigene Seitennummerierung geben.
