Pivot-Tabelle mit Excel erstellen - so geht's

Ein Pivot-Tabelle ist eine spezielle Art der Excel-Tabelle. Bestehende Daten können hier ausgewertet werden, ohne die Ursprungstabelle zu verändern. So ergibt sich eine zusammengefasste Form, die nur die wichtigsten Informationen enthält.

Eine Pivot-Tabelle erleichtert vor allem die Übersichtlichkeit, da nur die benötigten Daten in einer komprimierten Form angezeigt werden. So könnte die ursprüngliche Tabelle mehrere Tausen Zeilen haben, die aber größtenteils unwichtige Informationen enthält. Ihre Pivot-Tabelle dagegen hat nur eine Handvoll Zeilen und Spalten, enthält dafür aber nur die Werte, die Sie tatsächlich benötigen.

Mithilfe von Excel eine Pivot-Tabelle erstellen

Im Folgenden erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte zur Erstellung einer Pivot-Tabelle anhand eines Beispiels: In einem Unternehmen soll der Umsatz verschiedener Mitarbeiter ausgewertet werden. Dazu gibt es Herrn A, B, D und F, sowie Frau C und E. Diese bedienten die Kunden 1-7. In der Tabelle sind Verkäufer, Umsatz und die jeweilige Filiale angegeben.
Ziel ist es, eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Dabei soll aufgelistet werden, welcher Verkäufer wie viel Umsatz gemacht hat. Als Detail kann dabei eingebracht werden, wie viel Umsatz durch welchen Kunden gemacht wurde. In diesem Beispiel ist die angegebene Filiale nicht weiter als Information nötig. In der Pivot Tabelle wird sie nun nicht mehr angezeigt.

Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Kurzanleitung

  1. Geben Sie Ihre Werte in eine Excel-Tabelle ein. Dabei sollten Sie darauf achten, dass jede Spalte eine aussagekräftige Überschrift hat.
  2. Markieren Sie nun Ihre Tabelle. Klicken Sie dann im Reiter "Start" auf "Als Tabelle formatieren". Dazu müssen Sie noch ein Design für Ihre Tabelle auswählen. Um schlicht zu bleiben, empfehlen wir Ihnen eine schwarze oder graue Einteilung.
  3. Jetzt öffnet sich noch ein Fenster. Wenn Sie Ihre Tabelle im vorherigen Schritt bereits markiert haben, brauchen Sie nur auf "OK" zu klicken. Haben Sie bereits Überschriften für die Spalten festgelegt, belassen Sie den Haken bei "Tabelle hat Überschriften". Dies ist für die spätere Formatierung als Pivot Tabelle sehr nützlich.
  4. Wählen Sie nun ein Feld außerhalb Ihrer Tabelle aus. Klicken Sie dann auf den Reiter "Einfügen" und danach auf "PivotTable".
  5. Es öffnet sich ein Fenster. Unter "Tabelle/Bereich:" müssen Sie nun die erstellte Tabelle eingeben. Dies können Sie auf verschiedene Arten machen: Sie können entweder die Tabelle mit der Maus markieren oder die Angabe zu den Zeilen bzw. Spalten selber eingeben.
    Es gibt aber noch eine weitere Möglichkeit: Da Sie eben die Tabelle "als Tabelle formatiert" haben, reicht es wenn Sie einfach "Tabelle1" eingeben. Wenn Sie im gleichen Excel-Sheet eine andere Tabelle formatiert haben, müssen Sie die Nummer der Tabelle eingeben, die Sie verwenden wollen. Wollen Sie also die zweite formatierte Tabelle verwenden, geben Sie "Tabelle2" ein. Klicken Sie dann auf "OK".
  6. Jetzt haben Sie eine noch leere Pivot-Tabelle erstellt. Setzen Sie auf der rechten Seite einen Haken bei Ihrem Basis-Wert. Von diesem Basis-Wert hängen die anderen Werte ab.
    Im Beispiel nutzen wir "Verkäufer" als Basis-Wert, da der von den Verkäufern abhängige Umsatz bestimmt werden soll. Automatisch wurde nun die Überschrift "Verkäufer" mit dem Inhalt der dazugehörigen Spalte unter "Zeilen" eingeordnet.
  7. Setzen Sie dann einen Haken bei dem Wert, der vom Basis-Wert abhängig ist.
    So ist es im Beispiel "Umsatz". Dieser Wert wird nun automatisch bei "Werte" festgelegt.
  8. Sie können noch eine dritte Abhängigkeit festlegen.
    Im Beispiel soll gezeigt werden, wie viel Umsatz welcher Verkäufer durch einen spezifischen Kunden hat. Dazu muss die Überschrift "Kunde" in das Feld "Spalten" eingefügt werden. So erhält die Spalte "Umsatz" nun die Unterkategorie "Kunde".
    Gegebenenfalls müssen Sie die Beschriftungen anpassen.
  9. Jetzt können Sie noch einen Filter einstellen. Dadurch kann beispielsweise ein Basis-Wert verborgen werden.
    Wenn Sie im Beispiel alle Verkäufer bis auf Frau E angezeigt bekommen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle von Frau E. Wählen Sie dann "Filter" aus und dort "Ausgewählte Elemente ausblenden". Diesen Filter können Sie auf jede beliebige Zeile der Pivot-Tabelle anwenden.

Übrigens: Sollten Sie noch ein wenig Probleme mit dem Erstellen von Pivot-Tabellen haben, bietet Excel 365 auch ein Mini-Tutorial dazu an.