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Word-Dokument in PDF umwandeln - so klappt's

Wenn Sie ein Dokument beispielsweise per E-Mail verschicken möchten, sollten Sie es vorher von einem Word-Dokument zu einer PDF-Datei umwandeln. Zum einen sieht das schicker aus. Zum anderen stellen Sie damit aber auch sicher, dass es beim Empfänger keine Kompatibilitätsprobleme gibt und Ihr Dokument fehlerfrei angezeigt wird.Microsoft Word bietet die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten abzuspeichern. Außerdem können Sie Ihr Word-Dokument in externen Programmen in eine PDF-Datei umwandeln lassen:

Darum sollten Sie Ihre Word-Datei in PDF umwandeln

Microsoft Word ist eines der beliebtesten Textverarbeitungsprogramme überhaupt. Doch selbst seine treuesten Nutzer wandeln die Word-Dateien in PDF um, wenn sie bestimmte Informationen wie Rechnungen oder Handouts versenden. Der Grund dafür ist, dass Word-Dokumente geändert werden können, PDF-Dokumente dagegen nicht. Hier finden Sie noch mehr Gründe:

  • Word-Dokumente behalten ihre Formatierung nicht bei

Einer der Hauptgründe für die Umwandlung ist, dass Microsoft Word-Dokumente neu formatiert werden, wenn diese auf einem anderen Computer geöffnet werden. Selbst wenn Sie denselben Computer, aber einen anderen Drucker verwenden, geht die Formatierung, in die Sie viel Zeit und Mühe investiert haben, verloren. Um die Formatierung des Dokuments beizubehalten, sollten Sie Ihre .doc-Datei also in eine .pdf-Datei umwandeln.

  • Verweise und Seitenzahlen kommen durcheinander

Wenn Sie Ihr Word-Dokument auf einem anderen Computer öffnen, besteht die Gefahr, dass Ihr Inhaltsverzeichnis durcheinander gerät. Das liegt daran, dass sich die Seitenzahlen in langen Dokumenten ändern können. Für Verfasser von eBooks und Berichten kann dies ein Ärgernis sein, weshalb sie ihre Dokumente in PDF-Dateien umwandeln.

  • Microsoft Word hat mehrere Versionen

Alte Versionen der Software können Dateien, die mit neueren Versionen erstellt wurden, nicht richtig öffnen. So fehlen beispielsweise in Word 2010-Dateien in der Regel Leerzeichen, wenn sie in älteren Versionen geöffnet werden. Andererseits ist das Format von PDF-Dateien gleich, so dass die Benutzer unabhängig von der Version auf die Dateien zugreifen können.

  • Es gibt viele Textverarbeitungsprogramme

Microsoft Word ist nur eines von vielen Textverarbeitungsprogrammen auf dem Markt, was bedeutet, dass einige der Personen, mit denen Sie kommunizieren, diese Software möglicherweise nicht installiert haben. Andererseits ist .pdf eine universellere Dateierweiterung, auf die neben dem Adobe PDF Reader auch andere Software zugreifen kann. Wenn Sie also möchten, dass Ihr Dokument von einer großen Leserschaft gelesen wird, konvertieren Sie es in das PDF-Format.

  • PDF-Dateien sind für mobile Geräte geeignet

Da die meisten Nutzer ihre Arbeit auf mobile Geräte wie Smartphones und Tablets verlagern, können Sie es sich nicht leisten, zurückzubleiben. Die meisten konvertieren Word- in PDF-Dateien, weil letztere leicht zugänglich sind und ihre Apps in der Regel kostenlos sind. Für Word-Dateien hingegen sind spezielle Apps erforderlich, die eine Stange Geld kosten und viele Funktionen nicht unterstützen, da sie nicht von Microsoft stammen.

Da Sie nun wissen, warum sich die Umwandlung von Word-Dokumenten in das PDF-Dateiformat lohnt, legen Sie gleich damit los! Im Folgenden finden Sie mehrere Möglichkeiten zur Konvertierung.

Word-Dokument als PDF-Datei abspeichern

Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Word-Dokument online in PDF-Datei umwandeln

Sie können Ihr Word-Dokument auch kostenlos online umwandeln lassen. Das geht beispielsweise mit Smallpdf oder online2pdf. Wir stellen in unserer Anleitung das Vorgehen mit Smallpdf vor. Achten Sie bei der Online-Konvertierung jedoch darauf, dass Sie keine vertraulichen Dokumente verwenden, da die Informationen von den Online-Betreibern möglicherweise eingesehen werden können. Folgen Sie dafür unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Word-Dokument mit Konverter in PDF umwandeln

Wenn Sie Ihr Word-Dokument nicht in Word selbst in ein PDF umwandeln möchten, Ihr Dokument aus datenschutzrechtlichen Bedenken aber auch nicht in ein Online-Programm hochladen wollen, können Sie auch ein Programm für Ihren Windows-PC benutzen. Programme wie WordToPDF oder PDF24 stehen dafür zur Verfügung. Wir erklären Ihnen den Vorgang beispielhaft mit PDF24. Folgen Sie dafür unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Kurzanleitung: Word-Dokument als PDF-Datei abspeichern

  1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument oder erstellen einen neuen Text. Klicken Sie anschließend oben links auf "Datei".
  2. Dort gehen Sie nun auf "Speichern unter" und wählen zunächst einen Speicherort auf Ihrem Computer aus, indem Sie den entsprechenden Ordner anklicken. Ihnen werden bereits Ihre häufig verwendeten Ordner angeboten. Ist der richtige Speicherort nicht dabei, klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen einen anderen Ordner aus.
  3. Jetzt können Sie noch den Dateinamen und den Dateityp festlegen. Um Ihr Dokument als PDF-Datei abzuspeichern, wählen Sie unter Dateityp "PDF" an. Zu den Auswahlmöglichkeiten gelangen Sie, indem Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben "Word-Dokument" klicken.
  4. Jetzt müssen Sie nur noch auf "Speichern" klicken und Ihr Word-Dokument wird als PDF-Datei abgespeichert.

Kurzanleitung: Word-Dokument online in PDF-Datei umwandeln

  1. Öffnen Sie Smallpdf über diesen Link: smallpdf.com/de/word-in-pdf
  2. Klicken Sie dort auf "Datei auswählen" und suchen das Word-Dokument aus Ihren Dateien heraus. Alternativ können Sie das Word-Dokument auch per "Drag and Drop" in Smallpdf ziehen.
  3. Nun wird Ihr Word-Dokument blitzschnell hochgeladen und in eine PDF-Datei konvertiert.
  4. Auf der nächsten Seite können Sie die PDF-Datei herunterladen.

Kurzanleitung: Word-Dokument mit Konverter in PDF umwandeln

  1. Laden Sie sich PDF24 herunter, z.B. bei heise Download: www.heise.de/download/product/pdf24-creator
  2. Öffnen Sie das Programm nach der Installation und wählen "PDF Creator" an.
  3. Links können Sie nun zum Speicherort Ihres Word-Dokuments navigieren. Wandeln Sie das Dokument um, indem Sie es mit einem Doppelklick anklicken oder es per Drag and Drop in das rechte Feld ziehen.
  4. Ihr Word-Dokument ist sofort in ein PDF umgewandelt. Klicken Sie nun oben auf das kleine Disketten-Symbol, um das PDF abzuspeichern.
  5. Sie werden zu einem Fenster mit vielen Einstellungsmöglichkeiten weitergeleitet. Diese Einstellungen können Sie ignorieren und einfach auf "Weiter" klicken.
  6. Nun können Sie einen Speicherort für die PDF-Datei wählen und ihr einen neuen Namen geben. Bestätigen Sie anschließend mit "Speichern".

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