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Zoom - Was kann das Meeting-Tool?

Nicht immer können Meetings face-to-face abgehalten werden. Für solche Fälle gibt es verschiedenste Tools für Videokonferenzen und die virtuelle Zusammenarbeit. Eines davon ist Zoom, das über einen großen Funktionsumfang verfügt. Was das Tool genau kann, erfahren Sie im Folgenden.

Was kann Zoom?

Zoom ist ein Tool zur Online-Kommunikation für Teams und Unternehmen. Verschiedene Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

HD-Video und HD-Audio

Alle Anrufe erfolgen in HD. Die Ton- und Videoqualität soll natürlich möglichst nah an ein echtes Meeting heranreichen. Je nach Tarif können Sie Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern veranstalten. Es können bis zu 49 Videos gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt werden. Zoom versucht ein Online-Meeting möglichst interaktiv zu gestalten. So können Bildschirminhalte direkt mit den anderen Teilnehmern geteilt oder Inhalte während des Meetings mit Anmerkungen versehen werden. Wie Sie Meetings erstellen und beitreten können, erfahren Sie hier.

Je nach Paket-Umfang können auch Aufzeichnungen Ihrer Videokonferenz angeschaut werden. Falls gewünscht, kann eine künstliche Intelligenz Transkripte Ihrer Gespräche erfassen, die Sie anschließend noch weiterbearbeiten können.

So sieht Zoom dann im Detail aus. Hier können Sie sehen, wie gerade ein Meeting erstellt wird.

Chatfunktion

Neben Anrufen ist natürlich auch der klassische Chat-Verlauf in Zoom enthalten. Digitale Kommunikation ist über Textnachrichten und das Versenden von Dateien gewährleistet. Ihre Nachrichten werden bis zu 10 Jahre lang gespeichert. Damit darunter nicht die Übersichtlichkeit leidet, verfügt Zoom über eine Suchfunktion.

Sie können in Zoom auch über den Chat mit Ihren Kollegen kommunizieren. Die Chat-Funktion steht auch während eines Videoanrufs zur Verfügung, damit Sie dort direkt Daten austauschen können.

Bildschirm freigeben

Um den Meeting-Teilnehmern in Echtzeit etwas zu präsentieren oder zu zeigen, können Sie Ihren eigenen Bildschirm für das Meeting freigeben. Klicken Sie während eines Calls einfach unten auf "Bildschirm freigeben" und wählen Sie anschließend aus, ob Sie Ihren Desktop oder nur ein bestimmtes Fenster teilen möchten. Außerdem können Sie ein Smartphone anschließen und darauf etwas zeigen oder auf einem Whiteboard etwas aufzeichnen.

Meeting aufzeichnen

Falls ein Kollege nicht am Meeting teilnehmen konnte oder Sie die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anschauen möchten, können Sie es ganz einfach aufzeichnen. Wenn Meeting und Aufzeichnung beendet sind, speichert Zoom automatisch eine mp4-Datei auf Ihrem Computer. Mehr zum Aufzeichnen von Zoom-Meetings lesen Sie hier.

Wenn Sie ein Meeting aufgezeichnet haben, speichert Zoom automatisch die dazugehörige mp4-Datei in Ihrem Downloads-Ordner.

Rechtefreigabe

Jedem Nutzer können Rollen zugewiesen werden. Abhängig von der Rolle verfügt der Nutzer dann über bestimmte Rechte und Freigaben - oder eben auch nicht. Sie möchten jemanden zwar im Meeting haben, aber nicht sofort? Kein Problem - verschieben Sie den Nutzer einfach in einen Warteraum oder eine Warteschleife. So ist er zwar online, nimmt aber nicht ohne Ihre Zustimmung am Gruppenanruf teil.

Kalenderintegration

Sie können Zoom mit den Kalender-Programmen Google Kalender, Exchange und Office 365 verbinden. Dafür müssen Sie in der Desktop-App oben rechts auf Ihr Profilbild klicken und dann aus der Liste "Mein Profil" auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neuer Tab, in dem Sie dann einfach auf "Mit dem Kalender- und Kontaktdienst verbinden" klicken. Nun müssen Sie Ihren bevorzugten Kalenderdienst auswählen. Im letzten Schritt geben Sie an, auf welche Kalenderfunktionen Zoom zugreifen darf.

So integrieren Sie einen Kalender in Zoom.

Um Zoom in Outlook zu verwenden, müssen Sie das Outlook-Plugin herunterladen. Dieses finden Sie im Download-Center von Zoom. Installieren Sie die Datei und starten Sie Outlook im Anschluss neu. Nun sind Zoom und Outlook verbunden und Termine können ganz einfach über die Kalender geplant werden.

Weitere Funktionen

Zoom bietet neben den Meeting-Tarifen noch weitere integrierte Funktionen. So können Sie Webinare oder Online-Konferenzräume, sogenannte Zoom Rooms, erstellen. Hier können die einzelnen Gruppen ungestört an Ihren Themen arbeiten. Zoom bietet Ihnen sogar ein eigenes Telefonsystem und plattformübergreifende Nachrichtenübermittlung an. Außerdem können Sie Ihre Meetings mit Erweiterungen optimieren. Während der Corona-Krise wurde Zoom sogar schon von einigen Schulen und Universitäten eingesetzt. So können Online-Lernkurse durchgeführt werden.

Wie sicher ist Zoom?

Im März 2020 geriet Zoom in die Kritik, da Daten an Facebook weitergegeben wurden, ohne die Nutzer darüber zu informieren. Mittlerweile wurde diese Datenweitergabe von Zoom an Facebook beendet. Außerdem nutzt Zoom Transport Layer Security - kurz: TLS. Der Unterschied zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung liegt darin, dass Zoom unverschlüsselt auf Audio- und Videodaten zugreifen kann. Mehr zu den Sicherheitsbedenken bezüglich Zoom lesen Sie hier.

Was kostet Zoom?

Die Basis-Version von Zoom ist kostenlos verfügbar. Diese Basis-Version ist eigentlich eine Art unbeschränkte Testversion. So können beispielsweise Anrufe mit bis zu 100 Teilnehmern durchgeführt werden. Allerdings sind Gruppenbesprechungen auf 40 Minuten limitiert. Für kleine Teams eignet sich die Pro-Version für 13,99€ im Monat. Hier sind Gruppenanrufe auf 24 Stunden beschränkt. Ganz ohne Einschränkungen können Sie Meetings im Business- oder Enterprise-Tarif abhalten. Diese kosten 18,99€ im Monat und sind für größere Unternehmen gedacht.

Die Kosten fallen monatlich an. Die Gebühr muss nicht direkt pro Person entrichtet werden, sondern pro Moderator. Ein Moderator ist eine Person, die Meetings erstellen kann. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben und nur eine einzelne Person Meetings plant, benötigen Sie auch nur einen einzelnen Zugang. Größere Unternehmen mit verschiedenen Meeting-Planern benötigen dann für jeden dieser Moderatoren einen eigenen Zugang.

Hier sehen Sie die Preise und Funktionen der verschiedenen Tarife.

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