Wie Sie E-Mails in Outlook verschlüsseln können und was Sie dafür brauchen, erfahren Sie hier!
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Wenn Sie häufiger persönliche oder vertrauliche Informationen per E-Mail verschicken, möchten Sie sicher nicht, dass Ihre Nachrichten abgefangen und gelesen werden. Um das zu verhindern, gibt es verschiedene Verschlüsselungsmethoden, die Ihre E-Mails gegen Hacker sichern. Eine der verbreitetsten ist S/MIME, die auf einem Zertifikat-System basiert. Durch diese Zertifikate wissen Ihre Kontakte zudem, dass E-Mails tatsächlich von Ihnen kommen. Wie Sie ein solches Zertifikat erhalten und wie Sie die Verschlüsselung in Microsoft Outlook einrichen, erfahren Sie in diesem Artikel.
So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook
Damit der E-Mail-Verkehr verschlüsselt werden kann und die Empfänger sicherstellen können, dass die Nachricht auch tatsächlich von Ihnen stammt, benötigen Sie zunächst ein S/MIME-Zertifikat. Dieses können Sie zwar auch selbst erstellen, in vielen Fällen lohnt sich jedoch ein Zertifkat eines externen Anbieters. Dann ist die Gültigkeit zwar oft zeitlich begrenzt und Sie müssen für die Austellung Geld bezahlen, Ihre Kontakte müssen diese Zertifkate aber nicht extra per Ausnahmeregelung in ihren E-Mail-Programmen hinterlegen.
Wie Sie ein S/MIME-Zertifikat aus Outlook heraus beantragen und anschließend hinterlegen können, erfahren Sie in diesem Abschnitt. Für den Fall, dass Sie bereits ein solches Zertifikat besitzen, können Sie zum 5. Schritt in diesem Teil vorspringen.
1. Schritt
Klicken Sie in Outlook auf den Reiter "Datei" und anschließend auf "Optionen".
2. Schritt
Klicken Sie links auf "Trust Center", dann auf "Einstellungen für das Trust Center...".
3. Schritt
Im neuen Fenster klicken Sie auf der linken Seite auf "E-Mail-Sicherheit" und in diesem Bereich auf "Einstellungen...".
4. Schritt
Anschließend erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie auf "Digitale ID anfordern..." klicken können. Dann werden Sie zu einer Seite von Microsoft weitergeleitet, auf der Links zu Anbietern von Zertifikaten zu finden sind. Alternativ können Sie auch selbst andere Anbieter heraussuchen und dort ein Zertifikat erwerben.
5. Schritt
Besitzen Sie ein Zertifikat, können Sie es im Fenster aus Schritt 3 im Bereich "Digitale IDs" mit einem Klick auf "Importieren/Exportieren..." hinterlegen.
Zertifikat teilen
Damit andere Personen Ihre verschlüsselten E-Mail lesen können, benötigen sie Ihr Zertifkat. Dafür müssen Sie eine unverschlüsselte signierte E-Mail an jeden relevanten Kontakt verschicken:
6. Schritt
Gehen Sie wie im ersten Teil dieser Anleitung über "Datei" > "Optionen" > "Trust Center" > "Einstellungen für das Trust Center..." > "E-Mail-Sicherheit" zum Bereich "Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten". Setzen Sie dort den Haken bei "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" sowie bei "Signierte Nachrichten als Klartext senden", für den Fall, dass die Verschlüsselung bei anderen Personen noch nicht eingerichtet ist. Klicken Sie auf "OK".
7. Schritt
Senden Sie betreffenden Personen eine einfache E-Mail. Der Nachricht wird von Outlook automatisch Ihr Zertifikat angehängt. Der Empfänger kann dann mit einem Rechtsklick auf den Absender und anschließend mit einem Klick auf "Zu Outlook Kontakten hinzufügen" Ihre E-Mail-Adresse inklusive des Zertifikats speichern.
E-Mails verschlüsseln
Zuletzt können Sie die Verschlüsselung und Signatur Ihrer E-Mails aktivieren. Diese können entweder dauerhaft für alle E-Mails oder nur für einzelne Nachrichten aktiviert werden.
8. Schritt
Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails verschlüsseln möchten, gehen Sie wie folgt vor: Gehen Sie wie im ersten Teil der Anleitung wieder über "Datei" > "Optionen" > "Trust Center" - "Einstellungen für das Trust Center..." > "E-Mail-Sicherheit" zum Bereich "Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten". Setzen Sie einen Haken bei "Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln", um alle Ihre ausgehenden E-Mails zu verschlüsseln. Auch hier können Sie einen Haken bei "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" setzen, um allen E-Mails Ihre Signatur anzuhängen. Klicken Sie anschließend in den Fenstern "Trust Center" und "Outlook-Optionen" auf "OK".
9. Schritt
Wenn Sie nur ausgewählte E-Mails verschlüsseln möchten, verfassen Sie zunächst eine neue E-Mail. Klicken Sie auf den Reiter "Datei" und unter dem Menü-Punkt "Informationen" auf "Eigenschaften".
10. Schritt
Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie auf den Button "Sicherheitseinstellungen..." klicken.
11. Schritt
Im erscheinenden Fenster "Sicherheitseigenschaften" setzen Sie einen Haken bei "Nachrichten und Anlagen verschlüsseln". Wenn Sie zusätzlich Ihre Signatur hinzufügen möchten, setzen Sie ebenfalls einen Haken bei "Diese Nachricht digital signieren". Klicken Sie anschließend auf "OK". Dadurch wird Ihre E-Mail verschlüsselt und signiert versendet.
Kurzanleitung
Erwerben Sie ein S/MIME-Zertifikat und hinterlegen Sie es unter "Datei" - "Optionen" - "Trust Center" - "Einstellungen für das Trust Center..." - "E-Mail-Sicherheit", indem Sie auf "Importieren/Exportieren" klicken und Ihre Zugangsdaten eingeben.
Damit Ihre Kontakte Ihre Signatur zuordnen können, müssen Sie ihnen eine signierte E-Mail senden. Setzen Sie dafür im Fenster aus Schritt 1 einen Haken bei "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" und "Signierte Nachrichten als Klartext senden". Verschicken Sie eine einfache E-Mail an alle relevanten Personen. Ihre Kontakte müssen mit einem Rechtsklick auf den Absender und der Auswahl von "Zu Outlook-Kontakten hinzufügen" Ihr Zertifikat speichern.
Aktivieren Sie die Verschlüsselung dauerhaft, indem Sie im Fenster aus Schritt 1 einen Haken bei "Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln" setzen.
Wenn Sie immer nur einzelne E-Mails verschlüsseln möchten, überspringen Sie Schritt 3. Verfassen Sie die E-Mail und wählen unter dem Reiter "Datei" bei "Informationen" den Punkt "Eigenschaften" an. Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf "Sicherheitseinstellungen...", wodurch ein weiteres Fenster erscheint. In diesem setzen Sie einen Haken bei "Nachrichten und Anlagen verschlüsseln" und ggf. auch bei "Diese Nachricht digital signieren".
