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Outlook: Regel erstellen - so geht's

Ihr E-Mail-Posteingang scheint immer voll mit neuen Nachrichten zu sein? Die Entscheidung, was mit jeder einzelnen Nachricht zu tun ist, kann überwältigend erscheinen. Vielleicht antworten Sie sogar zu spät auf eine wichtige Nachricht, weil Sie sie in dem ganzen Durcheinander nicht bemerkt haben. Outlook kann Ihnen mit Regeln dabei helfen, etwas Ordnung in dieses Durcheinander zu bringen.

Was sind Outlook-Regeln?

Regeln sind eine Möglichkeit, Aktionen in Outlook zu automatisieren, die Sie normalerweise manuell durchführen müssten. Sie sind Aktionen, die ausgeführt werden, wenn eine Nachricht vorgegebenen Kriterien entspricht. Wenn Sie viele Rechnungen von verschiedenen Verkäufern erhalten, könnten Sie z.B. den Sortiervorgang automatisieren, indem Sie eine Regel erstellen, die die Rechnungen automatisch an die entsprechenden Ordner sendet.

Sie können die Bedingungen für eine Regel mit dem Outlook-Tool ganz einfach definieren. Eine Regel kann eine große Zeitersparnis sein, wenn Sie oft die gleichen Aktionen bei ähnlichen E-Mails durchführen. Outlook verfügt auch über einen Regel-Assistenten, der das Erstellen von Regeln noch einfacher macht.

Outlook-Regel mit vorhandenen Vorlagen erstellen

Das Erstellen von Outlook-Regeln anhand von Vorlagen ist ganz einfach. Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Outlook-Regel aus einer Nachricht erstellen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Regel in Outlook zu erstellen, ist über eine Ihrer Nachrichten. Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Neue oder benutzerdefinierte Outlook-Regel erstellen

Wenn Sie nicht die richtige Regel in den Vorlagen gefunden haben, können Sie auch eine eigene Regel erstellen. Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

Kurzanleitung: Regel aus Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie in Outlook den Reiter "Datei" und klicken Sie anschließend auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
  2. Gehen Sie dann auf "Neue Regel..." oben links.
  3. Danach wählen Sie eine passende Regel aus den Kategorien "Den Überblick behalten" und "Auf dem Laufenden bleiben" aus.
  4. Sie sehen dann im unteren Teil des Fensters eine kurze Beschreibung der Regel. Klicken Sie hier, falls vorhanden, auf die blau markierten Textpassagen, um deren Werte zu definieren.
  5. Klicken Sie dann auf "Weiter".
  6. Sie können in den nächsten Schritten die gewünschten Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen zur Regel hinzufügen. Vergessen Sie dabei die blau markierten Werte nicht.
  7. Geben Sie anschließend einen passenden Namen für die Regel ein und wählen Sie die gewünschten Optionen.
  8. Klicken Sie auf "Fertig stellen" und anschließend auf "Übernehmen".

Kurzanleitung: Regel aus Nachricht erstellen

  1. Machen Sie in Outlook einen Rechtsklick auf die gewünschte E-Mail.
  2. Wählen Sie dann aus dem Menü "Regeln" und "Regel erstellen...".
  3. Danach können Sie die gewünschten Bedingungen und Aktionen für die Regel festlegen.
  4. Für mehr Bearbeitungsoptionen klicken Sie dann auf "Erweiterte Optionen...".
  5. Sie können nun deutlich mehr Bedingungen und Aktionen auswählen und außerdem Ausnahmen festlegen.
  6. Sie sehen dann im unteren Teil des Fensters eine kurze Beschreibung der Regel mit blau markierten Werten, die Sie bearbeiten können.
  7. Anschließend geben Sie einen Namen für Ihre Regel ein und wählen dann die gewünschten Optionen dafür aus.
  8. Klicken Sie auf "Fertig stellen", um Ihre Regel zu speichern.

Kurzanleitung: Eigene Regel erstellen

  1. Klicken Sie in Outlook oben links auf die Registerkarte "Datei".
  2. Wählen Sie dann "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
  3. Anschließend klicken Sie oben links auf "Neue Regel...".
  4. Wählen Sie danach eine Option im Abschnitt "Regel ohne Vorlage erstellen" und klicken Sie auf "Weiter".
  5. Wählen Sie dann in den folgenden Schritten Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen für Ihre Regel aus.
  6. Geben Sie dabei jedes Mal den Wert jeder blau unterstrichenen Bedingung für die Regel in der Regelbeschreibung im unteren Teil des Fensters an.
  7. Anschließend geben Sie einen Namen für die neue Regel im Abschnitt "Fertigstellen der Regeleinrichtung" ein und wählen dann die gewünschten Optionen aus.
  8. Klicken Sie auf "Fertig stellen".
  9. Um die Regel nun zu aktivieren, klicken Sie unten rechts auf "Übernehmen".

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