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Termine komfortabel verwalten mit dem Google Calendar

Grundlegende Funktionen sowie Tipps und Tricks für den digitalen Kalender

Termine und Events wollen gut organisiert, Geburtstage nicht vergessen werden. Den Grundstein dafür legt der Google Calendar. Wie ihr mit seiner Hilfe ganz einfach und komfortabel Termine erstellen, verwalten und überblicken könnt, zeige ich euch in meinem Beitrag.

Das Jahr neigt sich dem Ende, die Kalender für das kommende Jahr sind im Verlag angekommen und ein Kollege reicht mir einen "Wandkalender 2017". Dazu sagt er: "Hier, den kannst du hinter dir an die Wand hängen." Wohl im Affekt bedanke ich mich und stimme zu, den Kalender bei Gelegenheit aufzuhängen. Eigentlich brauchen wir doch keine herkömmlichen Kalender aus Papier mehr, oder? Ich nutze schon seit Jahren den Google Calendar - sowohl auf dem Rechner als auch auf dem Smartphone. Das ist einfach komfortabler und nachhaltiger. Ich gebe zu: wenn man jahrzehntelang Papier-Kalender genutzt hat, kann die Umstellung wohlmöglich schwerfallen - dennoch finde ich, dass man den papierlosen Kalendern eine Chance geben sollte. Wie nützlich und einfach der Google Calendar ist, habe ich deshalb für euch in diesem Beitrag zusammengefasst.

Der Google Calendar bietet eine Übersicht über die nächsten Tage, Wochen oder Monate - je nach Bedarf lässt sich die kalendarische Ansicht mit einem Klick auf den gewünschten Zeitraum einstellen. Im Kalender selbst könnt ihr dann beliebig viele Termine und Ereignisse erstellen, um diese dann in der gewählten Ansicht jederzeit ansehen und auch ändern zu können. Neben der Möglichkeit, bestimmte Zeiträume einzublenden, könnt ihr euch auf Wunsch auch eine reine Aufgabenliste anzeigen lassen. In den Aufgabenlisten werden - nach Tagen unterteilt - nur Uhrzeiten angezeigt, zu denen auch ein bevorstehender Termin im Kalender eingetragen ist. Für jeden Termin lassen sich unzählige Parameter festlegen, unter anderen die Uhrzeit für Beginn und Ende des Events, der Ort des Geschehens sowie eine Beschreibung oder auch ein Anhang in Form eines Bildes oder Dokuments. Zudem lässt sich auswählen, ob der jeweilige Termin einmalig ist oder (täglich, wöchentlich, jährlich) wiederholt werden soll. Für alle eingetragenen Termine könnt ihr Erinnerungen in Form von Benachrichtigungen per PopUp (auf dem Desktop oder Handy), E-Mail oder SMS einstellen. Diese erinnern euch zu einer zuvor festgelegten Zeit an eure bevorstehenden Events. Falls ihr ohnehin regelmäßig in euren Kalender schaut und keine Erinnerungen benötigt, lassen sich diese auch ganz einfach deaktivieren.

Wenn ein Termin oder ein Event nicht nur für euch relevant ist, sondern gegebenenfalls auch noch Freunde, Bekannte oder Arbeitskollegen betrifft, so könnt ihr die jeweilige Person per E-Mail-Adresse einladen. Die oder der Eingeladene hat dann die Möglichkeit, den Termin in seinen eigenen Kalender zu übernehmen und die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Den Status - und auch noch andere Besonderheiten - eines solchen Termins zeigen unterschiedliche kleine Symbole an. Besteht für einen Termin eine Einladung deren Beantwortung noch aussteht, so erscheint ein kleiner Pfeil neben dem Zeitraum des Termins. Wurde die Einladung angenommen, verschwindet der Pfeil - im Falle einer Ablehnung verblasst die farbliche Hinterlegung des Termins und der Termin-Name wird durchgestrichen. Habt ihr für einen Kalender-Eintrag eine Erinnerung festgelegt, so erscheint ein kleiner Wecker sobald ihr mit der Maus über den jeweiligen Termin fahrt. Ein wiederkehrender Termin ist durch zwei hintereinander liegende Kalenderblätter gekennzeichnet, ein privater Termin wiederum durch ein Vorhängeschloss.

Wem der Standard-Funktionsumfang noch nicht ausreicht, für den hat der Google Calendar noch einige zusätzliche Features im Gepäck, die nicht unbedingt auf den ersten Blick sichtbar sind. Einige dieser versteckten Funktionen lassen sich ganz einfach über die Einstellungen erreichen - diese findet ihr, wenn ihr auf das Zahnrad in der rechten oberen Ecke eures Kalenders klickt. Wer beispielsweise Termine mit Kollegen abstimmen muss, die sich in anderen Ländern befinden, der kann sich neben der heimischen eine weitere Zeitzone im Kalender anzeigen lassen. Bei Bedarf kann man auch standortabhängige Wettermeldungen in den Kalender einbinden. Diese werden dann als kleines Symbol im Kalender sichtbar und zeigen bei einem Mouseover die Tageshöchst- und -tiefsttemperatur des gewählten Standortes an. Dazu ist es natürlich notwendig, den Standort in den Einstellungen einzutragen - dies kann entweder in Form einer Postleitzahl oder auch des Ortsnamens geschehen. Wenn ihr einmal euren Standort in den Kalendereinstellungen hinterlegt habt, könnt ihr dies auch nutzen, um euch den Sonnenauf- sowie -untergang im Kalender anzeigen zu lassen. Dazu müsst ihr nur in den Kalendereinstellungen den Reiter "Kalender" wählen und dort auf der rechten Seite auf "In interessanten Kalendern suchen" klicken. Hier findet ihr auch zahlreiche weitere Kalender, die ihr in euren persönlichen Kalender integrieren könnt, unter anderem Feiertagskalender, die euch die Feiertage unterschiedlicher Religionen und Länder anzeigen oder Kalender für Sport-Events wie Fußball-, Basketball- oder American Football-Spiele. Zudem gibt es unter "Weitere" einige nützliche und interessante, abonnierbare Kalendereinträge wie Mondphasen, Wochennummern oder Tag des Jahres.

Sofern ihr außer dem Kalender noch weitere Google-Produkte nutzt, etwa den E-Mail-Dienst Gmail, könnt ihr auf einige integrierte Funktionen zurückgreifen. Wenn ihr beispielsweise in eurem Gmail-Postfach eine Mail öffnet, könnt ihr direkt aus der Mail heraus einen Kalendereintrag erstellen. Dazu genügt ein Klick auf den "Mehr"-Button und anschließend auf "Kalendereintrag erstellen", oberhalb der jeweils geöffneten Mail. Darüber hinaus lassen sich die Geburtstage der gespeicherten Google-Kontakte ebenfalls in euren Google Calendar übernehmen: über den Punkt "Geburtstage" am linken Rand des Kalenders, gelangt ihr zu den Geburtstagseinstellungen. An eben diesem linken Rand befindet sich auch der Reiter "Meine Kalender". An dieser Stelle könnt ihr weitere Kalender anlegen, wenn ihr etwa einen Arbeitskalender anlegen wollt, um diesen nur mit Arbeitskollegen zu teilen. Grundsätzlich lassen sich alle Kalender per E-Mail-Adresse für beliebig viele Personen freigeben oder auch veröffentlichen. Wenn ihr einen Kalender veröffentlicht, bedeutet das, dass der Kalender in den Google-Suchergebnissen (öffentlich) gelistet wird. Das bietet sich zum Beispiel dann an, wenn ihr eine öffentliche Veranstaltung in euren Kalender eintragen wollt. Bei Bedarf lassen sich außerdem auch Facebook-Veranstaltungen in den Google Calendar importieren, das geht ganz einfach mithilfe der Export-Funktion in der jeweiligen Facebook-Veranstaltung. Falls ihr einmal ohne Internet-Anbindung unterwegs seid oder das Internet im Büro ausgefallen ist, gibt es die Desktop-App des Kalenders, die über eine Offline-Funktion verfügt. So könnt ihr auch ohne Netz Termine eintragen und verwalten. Die Google-Calendar-App für das Handy synchronisiert sich allerdings erst mit eurem Web-Kalender, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Mit dem Google Calendar kann man sich also allerhand Arbeit ersparen, wenn es um die Plaung der eigenen Termine oder die Organisation von Events mit mehreren Teilnehmern geht. Zudem muss man keinen zusätzlichen Ballast mit sich herumschleppen, denn ein Smartphone oder Tablet hat ohnehin jeder dabei. Und auch auf dem Schreibtisch herrscht etwas mehr Ordnung, wenn der Kalender auf dem Bildschirm statt auf dem Tisch bereitsteht. Zu guter Letzt tut man auch der Umwelt einen Gefallen, indem man auf Hunderte von Kalenderseiten aus Papier verzichtet. Wenn ihr aber dennoch nicht ganz auf die herkömmliche Kalender-Form verzichten wollt oder könnt, dann könnt ihr die Druckfunktion des Google Kalenders nutzen. Diese bietet die Möglichkeit, ausgewählte Zeiträume eures Kalenders im Hoch- oder Querformat auszudrucken.

Ich wünsche euch eine schöne und vor allem ruhige und besinnliche Weihnachtszeit.

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Habt ihr selbst schon Erfahrungen mit dem Google Calendar gemacht und vielleicht noch weitere Tipps? Erzählt doch in den Kommentaren davon.

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