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Trotz regelmäßiger Negativ-Schlagzeilen, Sicherheitslücken und Updates ist der Adobe Acrobat Reader DC der PDF-Viewer, der sich auf den meisten Rechnern weltweit befindet, um PDF-Dokumente zu lesen. Die Freeware ist für diverse Plattformen erhältlich. Kernfunktionen des Tools umfassen Öffnen, Anzeigen, Drucken, Konvertieren und Zusammenführen von PDF-Dokumenten, die zum Beispiel mit Adobe Acrobat erstellt wurden. Das "DC" im Programmnamen steht für Document Cloud, die diverse Programme des Herstellers vernetzt. So lassen sich in der Windows-Version geöffnete PDFs nahtlos in der entsprechenden Mobil-App öffnen. Schnittstellen zu Dropbox und SharePoint sind ebenfalls mit an Bord. Auch wenn es sich bei dem Adobe Acrobat Reader DC um einen Dokumentenbetrachter zum Lesen handelt, kann man dennoch Änderungen und Ergänzungen vornehmen. So unterstützt die kostenlose Version das Ausfüllen und Unterschreiben von PDF-Dateien. Es lassen sich ferner Kommentare hinzufügen und Lesezeichen setzen. Ein Export in andere Formate wie für Microsoft Word und Excel ist ebenfalls im Adobe Reader vorhanden.

PDF-Dokumente signieren, ausfüllen und kommentieren

Der Adobe Acrobat Reader DC oder kurz Adobe Reader hat diverse, grundlegende Funktionen zum Umgang mit PDF-Dokumenten im Gepäck. So kann man diese zum Lesen nicht nur öffnen, durchsuchen und drucken – sie lassen sich ebenfalls mit Kommentaren und Notizen versehen. Sofern der Dokumenten-Ersteller entsprechende Rechte eingeräumt hat, unterstützt der Adobe Acrobat Reader DC das Speichern von Anmerkungen direkt im Dokument. Das soll etwa den Schriftverkehr in Teams vereinfachen, indem Notizen im PDF bestehen bleiben, wenn dieses später an anderer Stelle wieder geöffnet wird. Zudem lassen sich mit dem Adobe Acrobat Reader DC digitale PDF-Formulare ausfüllen. Hinzu kommen digitale Signaturen und elektronische Unterschriften, die sich auch durch entsprechende Makros und Features einfügen lassen.

Wie erzeugt man PDF-Dateien?

Die meisten, modernen Office-Anwendungen wie LibreOffice, OpenOffice oder Microsoft Office erstellen auch PDFs des geöffneten Dokuments. Einige Programme bringen diese Export-Funktion standardmäßig mit, andere erfordern hierfür ein Add-on. Mittlerweile erstellen aber fast alle Programmen, die im weitesten Sinne etwas mit Textverarbeitung zu tun haben, recht problemlos PDFs. Zudem gibt es PDF-Tools, die sich als Druckertreiber ins Betriebssystem einfügen, sodass man sie im Drucken-Dialog anstatt des realen Druckers auswählen kann, um ein Dokument so als PDF zu "drucken" und auf dem Computer zu speichern. FreePDF und PDFCreator sind nur zwei Beispiele für die kleinen Programme, mit denen sich quasi jedes Office-Dokument in ein PDF verwandeln lässt. Bei aktuellen Linux-Versionen wie Ubuntu oder Knoppix ist der PDF-Drucker in der Regel schon vorhanden und steht zum Drucken in eine Datei zur Auswahl.

Was ist der Vorteil von PDF?

In der Regel ist es so, dass jedes Programm sein eigenes Ausgabeformat hat. Dies ist nicht nur bei Textverarbeitungsprogrammen so, sondern auch bei anderer Software wie Grafik- und Präsentationsprogrammen. Entsprechend ist der Austausch von Dokumenten schwierig, wenn auf dem anderen Computer eine Software installiert ist, die das Format des erstellten Dokuments nicht kennt oder fehlerhaft interpretiert. Letzteres fällt oft durch kaputte Layouts auf. Im Austausch von Dokumenten übernahm das PDF-Format eine Vorreiterrolle. Denn Adobe brachte einst nicht nur das kostenpflichtige Textverarbeitungsprogramm Adobe Acrobat heraus, sondern auch den kostenlosen Adobe Acrobat Reader. Dieser PDF-Reader kann von jedem kostenlos heruntergeladen und installiert werden, um sich PDF-Dokumente zu lesen. Mit dem Adobe Reader wurde es möglich, PDF-Dokumente auf allen Windows-Computern zu öffnen und korrekt ohne Layoutprobleme zu betrachten.

Sind PDF-Dokumente geschützt?

Da der Adobe Acrobat Reader und viele andere Textverarbeitungsprogramme ein PDF-Dokument nicht bearbeiten, entstand im Laufe der Zeit der falsche Eindruck, dass es sich bei einem PDF um eine unveränderliche Datei handelt. Dem ist nicht so! Denn ein normales PDF-Dokument lässt sich mit dem Adobe Acrobat so bearbeiten, wie man das von DOC- oder ODT-Dateien bei Microsoft Word oder LibreOffice gewohnt ist. Selbst wer Adobe Acrobat nicht hat, könnte den Quelltext der PDF-Datei zum Beispiel mit einem Hex-Editor verändern und so Manipulationen vornehmen. Schutz vor Manipulation bietet nur eine Signatur beziehungsweise eine Zertifizierung. Dadurch ist es zum Beispiel möglich ein Dokument so zu schützen, dass man nur Formularfelder bearbeiten kann. Ebenso bietet PGP einen Schutz. Die Veränderung einer Datei ist zwar weiterhin möglich, fällt aber bei einer Überprüfung auf. PGP lässt sich bei jeder PDF-Datei einsetzen und eignet sich somit, wenn das Textprogramm, mit dem das PDF erstellt wurde, selbst keine Funktion für Signatur und Zertifizierung bietet. Weitere Informationen zu PGP gibt es in unserem Themenspecial E-Mails mit PGP verschlüsseln, in dem wir ebenfalls auf das Signieren und Verschlüsseln von Dateien eingehen.

PDF-Dokumente sind archivierbar

Ein Problem bei der Archivierung digitaler Dokumente ist deren Archivierung. Denn durch die Weiterentwicklung ändern sich Dateiformate und alte Dateien lassen sich so durchaus irgendwann nicht mehr nach Software-Updates öffnen. Für PDF wurde von der International Organization for Standardization (ISO) das Archivformat PDF/A entwickelt. Es schreibt vor, wie ein PDF/A-Dokument auszusehen hat, damit es auch in der Zukunft lesbar ist. So müssen die genutzten Schriften in der Datei enthalten sein und die Verwendung von JavaScript ist verboten.

PDF-Reader für Windows, Mac und Mobilgeräte

Der Adobe Acrobat Reader DC und seine Updates sind für viele Betriebssysteme und Plattformen kostenlos verfügbar, was wohl der Hauptgrund für seine Beliebtheit ist. Neben den Versionen für die Windows- und Mac-Betriebssysteme, gibt es eine Adobe Acrobat Reader DC App für Android & iOS. Darüber hinaus ist es möglich, Programm-Dateien von einem Adobe FTP-Server herunterzuladen.

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